Zwischen DocuWare und Ihrem ERP arbeitet eigene Software: SalmonPlant.

Liegenwerk ist eine Ausgründung der freiheit.software — eines Softwareentwicklungshauses. Als klar wurde, dass DocuWare eine sehr gute Basis ist, die Ansprüche unserer Kunden und die Schnittstellen zu ERP und CRM aber darüber hinausgehen, haben wir getan, was Softwareentwickler tun: Wir haben die fehlende Ebene selbst gebaut.

Das Ergebnis ist SalmonPlant — eigentlich nur ein interner Projektname, der sich durchgesetzt hat. Dahinter steht compilierter C#-Code auf modernstem Microsoft-Stack, kein zusammengeklickter Workflow. Der Unterschied ist kein Detail: Wer ausschließlich mit DocuWare-Bordmitteln arbeitet, kann keine Live-Abfrage gegen eine ERP-Datenbank machen, keine strukturierten Vergleiche zwischen Prüfschritten berechnen und keine schleifenfreie Webhook-Kette bauen. All das braucht Software. Bei uns existiert sie — und läuft produktiv.

Wir sind schmal genug, um tief zu gehen — und tief genug, um Software zu bauen. Beides gleichzeitig ist im Markt selten.

Die Buchhaltung kennt das Problem: Eine Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, lässt sich aber nicht buchen. Falsches Sachkonto, Kreditor ohne passende Bankverbindung, Belegdatum außerhalb des Wirtschaftsjahres.

SalmonPlant prüft jeden Beleg live gegen die Karthago-Datenbank — nicht gegen einen nächtlichen Abzug. Existiert das Objekt im richtigen Wirtschaftsjahr? Ist die Sachkonto/Objekt-Kombination gültig — auch für jede einzelne Zeile einer Splitbuchung? Liegt das Belegdatum im Bewirtschaftungszeitraum des Objekts? Ein Beleg, der zwei Wochen vor Verwaltungsübernahme ausgestellt wurde, fällt hier durch — bevor jemand Zeit in ihn investiert.

Gefundene Fehler landen als strukturierte Einträge direkt am Beleg, nicht in einer separaten Log-Ansicht oder einer E-Mail vom Buchhalter. Wird ein Fehler behoben, setzt SalmonPlant den Erledigt-Zeitstempel automatisch — niemand tippt Daten nach.

Ein Objekt bekommt eine neue interne Referenz, ein Kreditor eine neue IBAN, eine Vertragsnummer wird korrigiert. In der klassischen DocuWare-Welt bleiben die abgeleiteten Felder auf dem Beleg veraltet stehen — und der nächste ERP-Export schlägt fehl.

Bei uns löst die Änderung automatisch eine Re-Indexierung aus: 7 Nachschlagevorgänge in 4 Stammdaten-Archiven, rund 20 abgeleitete Felder werden frisch gesetzt — Objekt- und Projektnummern, ERP- und facilioo-IDs, Kreditor- und Vertragsdaten. Innerhalb von Sekunden, ausgelöst per DocuWare-Webhook.

Und weil die Re-Indexierung ausschließlich abgeleitete Felder schreibt und nie die auslösenden, kann sie sich per Konstruktion nicht selbst triggern. Keine Endlosschleife, kein Timer, kein Workaround — die Schleifenfreiheit ist eine Eigenschaft der Architektur. Genau die Art von Garantie, die man mit Konfiguration nicht bekommt.

Kontierung, Prüfung, 4-Augen-Freigabe: drei Schritte, drei Personen. Üblicherweise fehlt der Nachweis, was die zweite Person tatsächlich geprüft hat — es gibt einen zweiten identischen Stempel oder gar keinen.

SalmonPlant speichert beim Kontierungsstempel den kompletten Zustand als Snapshot. Bei jeder folgenden Prüfstufe wird verglichen — und der Stempel zeigt nur die tatsächlichen Änderungen: alter Betrag, neuer Betrag, hinzugefügte und entfernte Positionen. Zeilen werden dabei fachlich per Sachkonto gematcht — wer umsortiert, erzeugt kein falsches Delta.

Gab es keine Änderungen, steht „Keine Änderungen" im Stempel — auch das ist ein Prüfnachweis. Und weil DocuWare den Stempel in das PDF einbrennt, überlebt die Prüfhistorie jeden Export, jede E-Mail-Weiterleitung und jede spätere Archivierung.

Eine Handwerkerrechnung wird auf drei Sachkonten aufgeteilt. In der Standard-Ergebnisliste sieht man nur den ersten Eintrag — sucht man nach dem zweiten oder dritten Konto, findet man die Rechnung nicht.

SalmonPlant aggregiert nach jedem Kontierungsschritt alle Positionen in zwei zusätzliche Indexfelder: eine lesbare Zusammenfassung für die Ergebnisliste (0004100 – Handwerkerleistungen, 0004101 – Hausmeisterleistungen) und ein durchsuchbares Stichwortfeld mit jeder einzelnen Kontonummer. Der Buchhalter muss nicht wissen, dass eine Rechnung gesplittet war, um sie zu finden.

Fertig kontierte und freigegebene Rechnungen schreibt SalmonPlant als CSV und PDF direkt in das Karthago-Import-Verzeichnis — mit korrekt hergeleiteter Netto-/Brutto-Logik, auch für nicht-vorsteuerpflichtige Objekte, und in exakt der Kodierung, die Karthago erwartet.

Das klingt nach einem Detail. Es ist der Unterschied zwischen „die Daten sind irgendwo" und „die Buchung ist drin, ohne dass jemand nacharbeitet".