Das System Liegenwerk
Ein System, in dem Archiv, Workflows, KI und ERP zusammenarbeiten.
Wenn wir intern über unser Angebot sprechen, sagen wir „das System Liegenwerk“. Gemeint ist damit: DocuWare als Fundament, unsere Workflows darauf, die KI-Indexierung und der Lotse daneben, Ihr ERP und CRM angebunden, und in der Mitte eine eigene Software-Ebene, die alles zusammenhält. Die Ansprüche einer Hausverwaltung enden nämlich nicht am Archiv: Belege müssen gegen echte Stammdaten geprüft, Prüfschritte dokumentiert und Buchungen ohne Nachtippen ins ERP übergeben werden. Dafür reicht Konfiguration nicht. Dafür braucht es Code, unseren.
Die Bausteine
Was zum System gehört.
Die drei Workflows
Posteingang, Rechnungseingang, Vertragsmanagement. Fertig konfiguriert, im Echtbetrieb.
Mehr →KI-Indexierung
Liest Belege inhaltlich und befüllt Indexfelder, bevor jemand tippt. Schreibt nur in leere Felder.
Mehr →Liegenwerk Lotse
Beantwortet Fragen aus facilioo und DocuWare, mit Quelle zu jeder Antwort. Nur Lesezugriff.
Mehr →ERP- und CRM-Anbindungen
Karthago, WinCasa, Impower, facilioo produktiv; haussoft und PowerHaus in der Pilotphase. Jede mit eigener Seite inklusive Grenzen.
Mehr →Liegenwerk Cockpit
Die Betriebs-Sicht für Ihre Verwaltung: Was hat die KI gelesen, geschrieben, übersprungen? Verarbeitungsprotokoll pro Beleg.
Kundenportal
Zugang zu Lotse und Cockpit unter portal.liegenwerk.digital, mit Ihrem Microsoft-Login.
Drei Ebenen, klar getrennt
DocuWare ist die Handlung. Unsere Software ist die Regie.
Jede Ebene macht das, was sie am besten kann. Die Software-Ebene sorgt dafür, dass eine Rechnung, die die 4-Augen-Freigabe verlässt, im ERP tatsächlich buchbar ist.
Archiv & Workflow-Engine
DocuWare
Speichert den Beleg revisionssicher, verteilt Aufgaben, führt die Prozesse aus: Posteingang, Rechnungseingang, Verträge. Was DocuWare gut kann, bauen wir nicht nach.
Unsere eigene Ebene
Liegenwerk-Software
Redet mit beiden Seiten, versteht beide Datenmodelle. Validiert live gegen die ERP-Datenbank, re-indexiert nach Stammdatenänderungen, dokumentiert Prüfschritte auf dem PDF, exportiert buchbare Rechnungen. Intern heißt sie SalmonPlant; der Name hat sich gehalten.
Buchhaltungs-Wahrheit
ERP
Sachkonten, Umsatzsteuerschlüssel, Objektstammdaten, Kreditoren, Bankkonten. Nur hier entstehen offizielle Buchungen. Heute am tiefsten: Karthago; die Architektur ist auf weitere ERP-Systeme vorbereitet.
Warum eigene Software
Ein DocuWare-Partner, der programmiert.
Liegenwerk ist eine Ausgründung der freiheit.software, eines Softwareentwicklungshauses. Als klar wurde, dass DocuWare eine sehr gute Basis ist, die Ansprüche unserer Kunden und die Schnittstellen zu ERP und CRM aber darüber hinausgehen, haben wir getan, was Softwareentwickler tun: Wir haben die fehlende Ebene selbst gebaut.
Intern heißt sie SalmonPlant, eigentlich nur ein Projektname, der sich durchgesetzt hat. Dahinter steht compilierter C#-Code auf modernem Microsoft-Stack, kein zusammengeklickter Workflow. Der Unterschied ist kein Detail: Wer ausschließlich mit DocuWare-Bordmitteln arbeitet, kann keine Live-Abfrage gegen eine ERP-Datenbank machen, keine strukturierten Vergleiche zwischen Prüfschritten berechnen und keine schleifenfreie Webhook-Kette bauen. All das braucht Software. Bei uns existiert sie und läuft produktiv.
Wir sind schmal genug, um tief zu gehen, und tief genug, um Software zu bauen. Beides gleichzeitig ist im Markt selten.
Live-Validierung
Geprüft gegen echte Stammdaten, nicht gegen eine Kopie.
Die Buchhaltung kennt das Problem: Eine Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, lässt sich aber nicht buchen. Falsches Sachkonto, Kreditor ohne passende Bankverbindung, Belegdatum außerhalb des Wirtschaftsjahres.
Unsere Software prüft jeden Beleg live gegen die Karthago-Datenbank, nicht gegen einen nächtlichen Abzug. Existiert das Objekt im richtigen Wirtschaftsjahr? Ist die Sachkonto/Objekt-Kombination gültig, auch für jede einzelne Zeile einer Splitbuchung? Liegt das Belegdatum im Bewirtschaftungszeitraum des Objekts? Ein Beleg, der zwei Wochen vor Verwaltungsübernahme ausgestellt wurde, fällt hier durch, bevor jemand Zeit in ihn investiert.
Gefundene Fehler landen als strukturierte Einträge direkt am Beleg, nicht in einer separaten Log-Ansicht oder einer E-Mail vom Buchhalter. Wird ein Fehler behoben, setzt das System den Erledigt-Zeitstempel automatisch. Niemand tippt Daten nach.
Re-Indexierung
Stammdaten ändern, ohne dass später etwas kaputtgeht.
Ein Objekt bekommt eine neue interne Referenz, ein Kreditor eine neue IBAN, eine Vertragsnummer wird korrigiert. In der klassischen DocuWare-Welt bleiben die abgeleiteten Felder auf dem Beleg veraltet stehen, und der nächste ERP-Export schlägt fehl.
Bei uns löst die Änderung automatisch eine Re-Indexierung aus: 7 Nachschlagevorgänge in 4 Stammdaten-Archiven, rund 20 abgeleitete Felder werden frisch gesetzt. Objekt- und Projektnummern, ERP- und facilioo-IDs, Kreditor- und Vertragsdaten. Innerhalb von Sekunden, ausgelöst per DocuWare-Webhook.
Und weil die Re-Indexierung ausschließlich abgeleitete Felder schreibt und nie die auslösenden, kann sie sich per Konstruktion nicht selbst triggern. Keine Endlosschleife, kein Timer, kein Workaround. Die Schleifenfreiheit ist eine Eigenschaft der Architektur, genau die Art von Garantie, die man mit Konfiguration nicht bekommt.
Delta-Stempel
Der Prüfnachweis steht auf dem PDF und zeigt, was sich geändert hat.
Kontierung, Prüfung, 4-Augen-Freigabe: drei Schritte, drei Personen. Üblicherweise fehlt der Nachweis, was die zweite Person tatsächlich geprüft hat. Es gibt einen zweiten identischen Stempel oder gar keinen.
Unsere Software speichert beim Kontierungsstempel den kompletten Zustand als Snapshot. Bei jeder folgenden Prüfstufe wird verglichen, und der Stempel zeigt nur die tatsächlichen Änderungen: alter Betrag, neuer Betrag, hinzugefügte und entfernte Positionen. Zeilen werden dabei fachlich per Sachkonto gematcht; wer umsortiert, erzeugt kein falsches Delta.
Gab es keine Änderungen, steht „Keine Änderungen“ im Stempel. Auch das ist ein Prüfnachweis. Und weil DocuWare den Stempel in das PDF einbrennt, überlebt die Prüfhistorie jeden Export, jede E-Mail-Weiterleitung und jede spätere Archivierung.
Suche & Ergebnislisten
Split-Rechnungen: über jede Kontonummer auffindbar.
Eine Handwerkerrechnung wird auf drei Sachkonten aufgeteilt. In der Standard-Ergebnisliste sieht man nur den ersten Eintrag; sucht man nach dem zweiten oder dritten Konto, findet man die Rechnung nicht.
Unsere Software aggregiert nach jedem Kontierungsschritt alle Positionen in zwei zusätzliche Indexfelder: eine lesbare Zusammenfassung für die Ergebnisliste (0004100 – Handwerkerleistungen, 0004101 – Hausmeisterleistungen) und ein durchsuchbares Stichwortfeld mit jeder einzelnen Kontonummer. Der Buchhalter muss nicht wissen, dass eine Rechnung gesplittet war, um sie zu finden. Wie das Muster im Detail funktioniert, steht im Artikel Tabellenfelder in DocuWare durchsuchbar machen.
ERP-Export
Buchbar in Karthago, im Format, das Karthago erwartet.
Fertig kontierte und freigegebene Rechnungen schreibt das System als CSV und PDF direkt in das Karthago-Import-Verzeichnis. Mit korrekt hergeleiteter Netto-/Brutto-Logik, auch für nicht-vorsteuerpflichtige Objekte, und in exakt der Kodierung, die Karthago erwartet (Windows-1252, kein UTF-8).
Das klingt nach einem Detail. Es ist der Unterschied zwischen „die Daten sind irgendwo“ und „die Buchung ist drin, ohne dass jemand nacharbeitet“.
Der Unterschied, konkret
Was Konfiguration kann und wo Software anfängt.
Nicht alles davon ist mit reiner DocuWare-Konfiguration schwierig. Vieles ist strukturell unmöglich. Nicht weil DocuWare schlecht wäre, sondern weil diese Fähigkeiten compilierten Code voraussetzen.
| Fähigkeit | DocuWare-Standard | SharePoint-Lösung | System Liegenwerk |
|---|---|---|---|
| KI-gestützte Rechnungsindizierung (OCR) | ✓ | ○ | ✓ |
| Workflow-Engine mit Aufgabenverteilung und 4-Augen-Prüfung | ✓ | ○ | ✓ |
| Live-Validierung gegen die ERP-Datenbank während der Prüfung | ✗ | ✗ | ✓ |
| Belegdatum gegen den Bewirtschaftungszeitraum des Objekts prüfen | ✗ | ✗ | ✓ |
| Re-Indexierung bei Rechtsklick-Änderung, garantiert ohne Endlosschleife | ✗ | ✗ | ✓ |
| Delta-Stempel: nur die tatsächlichen Änderungen, eingebrannt ins PDF | ✗ | ✗ | ✓ |
| Split-Buchungen über jede beteiligte Kontonummer auffindbar | ✗ | ✗ | ✓ |
| Fehler als strukturierte Tabelle direkt am Beleg, mit automatischem Erledigt-Zeitstempel | ✗ | ✗ | ✓ |
| Auswertung pro Kunde und pro Prüfregel: Welche Regel schlägt wie oft an? | ✗ | ✗ | ✓ |
✓ enthalten · ○ teilweise / mit Zusatzprodukten · ✗ mit Konfiguration nicht abbildbar
Für Ihre IT
Ordentlich gebaut, und das lässt sich prüfen.
Wenn Ihre IT oder Ihr Datenschutzbeauftragter genauer hinsehen will: gern. Hier die Fakten, die dabei üblicherweise gefragt sind. Die vertragliche Seite steht in den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Subunternehmerliste.
Betrieb auf Azure Container Apps in Germany West Central. Datenverbleib in Deutschland, kein US-Cloud-Transfer.
.NET 9, orchestriert über .NET Aspire, die aktuelle Microsoft-Referenzarchitektur für Cloud-Anwendungen. Kein Legacy-Framework, keine Skripte, die keiner mehr versteht.
Jeder Aufruf aus DocuWare kommt mit einem gültigen Microsoft-Token. Kein Passwort in einer DocuWare-Konfiguration. Unbekannte Kunden-Kennungen werden abgelehnt, auch mit gültigem Token.
Die automatische Re-Indexierung schreibt ausschließlich abgeleitete Felder, nie die auslösenden. Die Schleifenfreiheit ist eine Eigenschaft der Architektur, kein Timer und kein Workaround.
OpenTelemetry durchgängig: Wie viele Rechnungen wurden validiert? Welche Prüfregel schlägt am häufigsten an? Wie lange dauert ein Export? Wir sehen es, pro Kunde und pro Regel.
Alle Endpunkte liegen als OpenAPI-Spezifikation vor und sind direkt in DocuWare-Workflows importierbar, mit vollständigen Request- und Response-Schemas.
Alles ERP-Unabhängige lebt in einer gemeinsamen Schicht, ERP-Spezifisches in Adaptern. Ein neues ERP bedeutet einen neuen Adapter, nicht ein neues System.
Deployments per Azure Developer CLI, reproduzierbar und versioniert. Jede Änderung lässt sich sekundenschnell auf den vorherigen Stand zurückrollen.
Häufige Fragen
Was Interessenten uns zum System fragen.
Ist das System Liegenwerk ein separates Produkt, das wir kaufen müssen?
Nein. Es ist die Summe dessen, was Sie bei uns bekommen: DocuWare, die Workflows, die Software-Ebene dazwischen und die Anbindungen an Ihre Systeme. Wir betreiben die Software-Ebene für Sie; sie ist Bestandteil der Workflows, kein Zusatzbaustein mit eigener Preisliste.
Warum taucht der Name SalmonPlant auf?
SalmonPlant war der interne Projektname unserer Software-Ebene. Er hat sich im Alltag durchgesetzt, bei uns und bei Kunden, also bleibt er. Wir finden: Ein System, das Rechnungen stromaufwärts durch Prüfung, Freigabe und Buchung bringt, darf so heißen. Nach außen sprechen wir vom System Liegenwerk.
Wo läuft die Software, wo liegen die Daten?
Auf Microsoft Azure in der Region Germany West Central (Frankfurt am Main). Die Belege selbst bleiben in der DocuWare-Cloud (EU-Rechenzentren), die Buchhaltungsdaten in Ihrem ERP. Unsere Software verbindet beide, ohne Datenabfluss in Drittländer.
Wir nutzen nicht Karthago. Funktioniert das trotzdem?
Der Kern ist ERP-unabhängig: Re-Indexierung, Sachkonten-Aggregation, Delta-Stempel und Webhook-Verarbeitung funktionieren mit jedem ERP. Am tiefsten integriert ist heute Aareon Karthago (inklusive Live-Datenbankprüfung und Export); WinCasa und Impower laufen produktiv, haussoft und PowerHaus in der Pilotphase. Details stehen auf den Integrationsseiten.
Was unterscheidet das von einem normalen DocuWare-Partner?
Ein DocuWare-Partner ohne eigene Softwareentwicklung arbeitet mit dem, was der Workflow-Designer hergibt: Konfiguration. Live-Abfragen gegen eine ERP-Datenbank, strukturierte Diffs zwischen Prüfschritten oder eine schleifenfreie Webhook-Kette sind damit nicht konfigurierbar; dafür braucht es compilierten Code. Liegenwerk ist eine Ausgründung eines Softwareentwicklungshauses. Dieser Code existiert bei uns und läuft produktiv.
Sehen Sie das System an Ihren eigenen Belegen.
Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie Validierung, Delta-Stempel und ERP-Übergabe an Ihrem realen Prozess aussehen. Mit Ihrem ERP, Ihren Sachkonten, Ihren Freigabewegen.