Impower × Liegenwerk
Impower bleibt Impower. DocuWare übernimmt die Archivierung.
Läuft produktiv bei Kunden
Impower ist eine moderne ERP-Lösung mit einem eigenen, sehr guten Rechnungseingang. Wir konkurrieren nicht dagegen. Stattdessen rufen wir fertig gebuchte Belege und Abrechnungen automatisch aus Impower ab, archivieren sie revisionssicher in DocuWare und leiten sie an facilioo weiter. Ohne Zusatzaufwand für Ihr Team.
Positionierung
Warum wir gegen Impower nicht antreten
Viele DMS-Anbieter drängen darauf, ihren eigenen Rechnungseingang zu verkaufen, selbst wenn das ERP bereits einen hat. Das ist teuer, redundant und produziert Widersprüche zwischen zwei parallelen Prozessen.
Unser Ansatz: Wenn Impower bereits Rechnungen prüft und bucht, ist unser Beitrag nicht die Prüfung, sondern das, was danach kommt. GoBD-konforme Langzeit-Archivierung, einheitliche Indexierung nach Aktenplan und die Belegweitergabe an das Kunden-CRM. Impower-Kunden erhalten deshalb auch einen Rabatt auf die Einrichtung, siehe Preise.
Umfang
Was enthalten ist und was bewusst nicht
- →Automatischer Abruf gebuchter Rechnungen aus Impower
- →Automatischer Abruf von Abrechnungen (Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne, Betriebskostenabrechnungen)
- →Revisionssichere GoBD-Archivierung in DocuWare
- →Einheitliche Indexierung nach Aktenplan
- →Automatische Weitergabe an facilioo für Objektarchiv und Kunden-App
- ·Sachliche Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen (bleibt in Impower)
- ·4-Augen-Freigabe im DocuWare-Workflow (Sie nutzen Impowers Freigabeprozess)
- ·Kreditorenpflege und Sachkontenverwaltung
Ablauf
So sieht der Prozess aus
- Rechnung geht in Impower ein und wird dort geprüft, kontiert und gebucht.
- Sobald Impower die Buchung abschließt, holt unser Konnektor den Beleg samt Metadaten ab.
- In DocuWare wird der Beleg gemäß Aktenplan indexiert und revisionssicher archiviert.
- Über die facilioo-Schnittstelle landet der Beleg im Objektarchiv der jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft.
- Eigentümer sehen den Beleg in der Kunden-App sortiert nach Sachkonto.
Das gleiche Prinzip gilt für Abrechnungen: Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne und Betriebskostenabrechnungen werden mit archiviert und weitergeleitet.
Umsetzung
Wie die Schnittstelle gebaut ist
Anders als bei den klassischen ERP-Anbindungen läuft die Impower-Verbindung über die offiziellen Hersteller-Schnittstellen von Impower, nicht über einen Datenbank-Connector. Der Abruf, die Indexierung und die Weitergabe an facilioo laufen in der Software-Ebene des Systems Liegenwerk, protokolliert und wiederaufsetzbar.
Voraussetzungen
Was Sie mitbringen
- Ein Impower-Zugang mit API-Berechtigung; die Anbindung läuft über die Hersteller-Schnittstellen von Impower
- DocuWare Cloud über Liegenwerk
- Für die Kunden-App-Anbindung: facilioo
Grenzen
Was die Schnittstelle nicht kann
- Kein DocuWare-Prüfworkflow für Eingangsrechnungen in dieser Variante; Prüfung und Freigabe bleiben in Impower.
- Keine Rückschreibung in Impower: Der Datenfluss läuft von Impower nach DocuWare und weiter nach facilioo.
- Der Lotse und die volle Workflow-Strecke stehen Impower-Kunden offen, sind aber nicht Teil der schlanken Variante.
Häufige Fragen
Was Impower-Verwaltungen uns fragen.
Warum ist die Impower-Variante schlanker?
Impower bringt selbst einen sehr guten Rechnungseingangs-Prozess mit, inklusive Kontierung, Prüfung und Freigabe. Es wäre teuer und redundant, denselben Prozess in DocuWare parallel abzubilden. Deshalb konzentrieren wir uns auf das, was Impower nicht abdeckt: revisionssichere Langzeit-Archivierung und Belegweitergabe an das Kunden-CRM.
Was, wenn wir DocuWare-Prüfworkflows später ergänzen wollen?
Möglich, aber selten sinnvoll. Wenn Sie Impower dauerhaft einsetzen, empfehlen wir, den Prüfprozess dort zu belassen. Sollte sich das ändern, steigen wir von der schlanken Variante auf den vollen DocuWare-Rechnungseingang um.
Werden die Impower-Metadaten (Objekt, Sachkonto, Buchungsdatum) übernommen?
Ja. Wir übernehmen die relevanten Metadaten aus Impower und legen sie als Indexfelder in DocuWare an. Jeder Beleg ist über Volltextsuche und Filter (Objekt, Zeitraum, Sachkonto) auffindbar und in facilioo entsprechend sortiert.
Bekommen Eigentümer nur Rechnungen zu sehen oder auch die Abrechnungen?
Beides. Neben Rechnungen archivieren und leiten wir auch Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne und Betriebskostenabrechnungen an facilioo weiter. Eigentümer sehen ihre komplette Belegwelt sortiert nach Sachkonto.
Wie oft läuft der Abruf?
Konfigurierbar, typischerweise mehrfach täglich. Neue Belege stehen so innerhalb weniger Stunden nach Buchung in Impower revisionssicher in DocuWare und in der facilioo-App bereit.
Impower-Nutzer? Belege in die Kunden-App bringen.
Wir zeigen Ihnen im Erstgespräch, wie die schlanke Variante mit Ihrer Impower-Umgebung und facilioo zusammenarbeitet.