facilioo × Liegenwerk
Dokumente in beide Richtungen, Kunden-App inklusive.
Läuft produktiv bei Kunden
facilioo ist das führende CRM- und Kundenportal für die Hausverwaltung. Unsere bi-direktionale Schnittstelle synchronisiert Dokumente zwischen DocuWare und dem facilioo-Objektarchiv, sodass Eigentümer und Mieter über die Kunden-App aktuellen Zugriff auf Belege, Verträge und Abrechnungen haben.
Kern
Ein Objektarchiv, zwei Systeme, keine Doppelablage
Die klassische Situation: Ein Dokument liegt einmal im DMS (für die interne Bearbeitung, GoBD-Archivierung, Suche) und einmal im CRM (für die Kunden-App). Ohne Automation heißt das doppelte Ablage, unterschiedliche Versionen, Widersprüche.
Unsere Schnittstelle löst das: DocuWare bleibt das führende Archiv, facilioo das Kunden-Frontend. Dokumente werden einmal bearbeitet und automatisch übertragen, inklusive Indexdaten wie Objekt, Einheit, Sachkonto und Vertragsart.
Anwendungsfälle
Typische Szenarien
Rechnungen im Objektarchiv
Nach der finalen Freigabe im Rechnungseingang wandern Belege automatisch ins facilioo-Objektarchiv, sortiert nach Sachkonto. Das ist die Basis für die digitale Belegprüfung durch die Eigentümer.
Verträge und Post in der Kunden-App
Verträge, Protokolle und weitere Dokumente aus dem Posteingang stehen Eigentümern und Mietern gemäß Berechtigungen in der facilioo-App zur Verfügung.
Vorgangsverknüpfung
Sachbearbeiter verknüpfen Dokumente aus dem DocuWare-Posteingang direkt mit einem Vorgang in facilioo, ohne Systemwechsel. Die Erkennung der Vorgangsnummer läuft dreistufig automatisch.
Belegprüfung
Belegprüfung als Nebenprodukt des Rechnungseingangs
Geprüfte und gebuchte Rechnungen erscheinen im facilioo-Objektarchiv nach Sachkonto sortiert. Für die Eigentümer heißt das: Belegprüfung ist ein Klick in der App, keine Terminvereinbarung im Büro mehr. Für Sie heißt es: Die Vorarbeit für die digitale Belegprüfung entsteht nebenbei, während Ihr Rechnungseingang ganz normal läuft.
Umsetzung
Wie die Schnittstelle arbeitet
- Nutzt die offiziellen facilioo-APIs, keine Backdoor, kein Datenbank-Zugriff
- Läuft im Hintergrund als Webhook-getriggerter Sync in der Software-Ebene des Systems Liegenwerk
- Konfigurierbare Regeln pro Dokumenttyp: was für Eigentümer sichtbar wird, was für Mieter, was intern bleibt
- Vollständige Protokollierung: jede Übertragung ist nachvollziehbar
- Wiederaufsetzbar bei Verbindungsproblemen, keine verlorenen Dokumente
Voraussetzungen
Was Sie mitbringen
- Ein facilioo-Konto mit API-Zugriff; die Schnittstelle nutzt die Standard-APIs von facilioo, es fallen keine zusätzlichen Schnittstellenkosten an
- DocuWare Cloud über Liegenwerk
- Ein gepflegter Aktenplan mit Sichtbarkeitsregeln (welcher Dokumenttyp für wen sichtbar wird); den erarbeiten wir gemeinsam bei der Einführung
Grenzen
Was die Schnittstelle nicht kann
- facilioo bleibt das führende System für Vorgänge und Kommunikation; wir verschieben keine Vorgangsbearbeitung nach DocuWare.
- Gelöscht wird nicht automatisch: Was einmal berechtigt im Objektarchiv sichtbar war, nehmen Sie bewusst zurück, nicht ein Sync-Job.
- Die Schnittstelle ersetzt kein Berechtigungskonzept. Welche Dokumenttypen sichtbar werden, entscheiden Ihre Aktenplan-Regeln; wir liefern die Vorlagen dafür.
Häufige Fragen
Was facilioo-Verwaltungen uns fragen.
Was heißt „bi-direktional“ konkret?
Dokumente fließen in beide Richtungen: Belege und Verträge werden nach der Bearbeitung in DocuWare automatisch in das facilioo-Objektarchiv übertragen. Umgekehrt gelangen Dokumente, die in facilioo hochgeladen werden, in den DocuWare-Posteingang und durchlaufen den Prüfworkflow.
Sehen Eigentümer wirklich alles?
Nein, nur was Sie im Aktenplan als „für Eigentümer sichtbar“ konfigurieren. Wartungsverträge und interne Korrespondenz bleiben intern; Rechnungen, Hausgeldabrechnungen und Verwalterverträge sind typischerweise sichtbar. Sie legen die Regeln fest.
Brauchen wir zusätzliche Lizenzen bei facilioo?
Nein. Die Schnittstelle nutzt die Standard-APIs von facilioo. Über uns fallen keine zusätzlichen Kosten für die Schnittstelle oder den Betrieb an.
Wie schnell erscheinen Dokumente in der App?
Sobald die finale Freigabe erfolgt ist, wird das Dokument innerhalb weniger Minuten in facilioo synchronisiert.
Bereits facilioo-Kunde?
Dann sind Sie den halben Weg schon gegangen. Wir zeigen im Erstgespräch, wie Sie die Schnittstelle in Ihrer Umgebung produktiv setzen, inklusive Migration bestehender Objektarchive.