Vom Rechnungseingang bis ins ERP: ohne Doppelerfassung.

Rechnungen kommen per E-Mail, Scan oder aus angeschlossenen Systemen. Beim Speichern extrahieren wir automatisch:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum
• Netto-, Brutto- und MwSt.-Beträge
• Kreditor und IBAN
• Zugeordnetes Objekt, Einheit und Buchungskonto

Der Kreditor wird nicht aus Freitext gelesen, sondern per IBAN-Abgleich mit Ihrer Kreditorendatenbank aus dem ERP zugeordnet. Was die KI dabei liest, was sie schreibt und was sie bewusst leer lässt, zeigt die Seite zur KI-Indexierung. Oder Sie testen es direkt mit einer eigenen Rechnung.

Auf Basis des zugeordneten Objekts wird die Rechnung dem zuständigen Sachbearbeiter oder Objektbetreuer zugewiesen, ohne manuelle Verteilung. Wird eine Rechnung mehreren Bearbeitern zugewiesen, gilt „first come, first served“: Sobald eine Person die Aufgabe abschließt, wird sie bei den anderen beendet.

Ein Handwerker schickt seine Rechnung per E-Mail. Die Zahlung dauert ihm zu lange, also schickt er sie zwei Wochen später noch einmal per Post. Ohne Prüfung durchlaufen beide Exemplare den Prozess, und beide werden bezahlt. Deshalb gleichen wir vor der sachlichen Prüfung Rechnungsnummer und Vorgangsnummer gegen bereits archivierte Rechnungen ab. Potenzielle Dubletten werden markiert und können bestätigt oder verworfen werden.

Wo Sie ein Aktenzeichen führen, etwa für Instandsetzungsprojekte, Rechtsstreite oder Sanierungen, erkennt das System die Zugehörigkeit anhand der Aktenzeichen-Referenz und legt die Rechnung direkt beim laufenden Aktenzeichen ab. Die reguläre Kontierung wird übersprungen, weil das Aktenzeichen die Buchung selbst führt.

Die verfügbaren Sachkonten kommen direkt aus Ihrem ERP-System, ohne manuelle Pflege und ohne Abweichungen. Während der Kontierung wird live validiert: Passen Netto- und Bruttobetrag zum Steuerschlüssel? Existiert die Sachkonto-Objekt-Kombination in Ihrem ERP? Liegt das Belegdatum im Bewirtschaftungszeitraum des Objekts? Ein Beleg, der zwei Wochen vor Verwaltungsübernahme ausgestellt wurde, fällt hier durch, bevor jemand Zeit in ihn investiert.

Dazu gehören außerdem:

• Splitbuchungen, also die Aufteilung auf mehrere Buchungskonten
• §35a-Kennzeichnung für die Steuerbescheinigung der Eigentümer
• Vorsteuer bei umsatzsteuerpflichtigen Objekten
• Wiedervorlagen, Zurückstellungen und Rückfragen an Kollegen, direkt in der Prüfaufgabe

Jeder Bearbeitungsschritt landet als Stempel auf dem Dokument: Archivierungsstempel, Kontierungsstempel, Buchungsstempel, jeweils mit Zeitstempel, Bearbeiter und den Buchungsdaten. DocuWare brennt die Stempel in die PDF ein. Die Historie überlebt damit jeden Export und jede E-Mail-Weiterleitung, auch außerhalb von DocuWare.

Nach der sachlichen Prüfung geht die Rechnung an die Buchhaltung zur rechnerischen Kontrolle und finalen Freigabe. Die Prüferin sieht dabei nicht nur den aktuellen Stand, sondern auf dem Beleg auch, was seit der Kontierung geändert wurde: „Bezahlbetrag: 240,00 € → 250,00 €“. Wurde nichts geändert, steht auch das explizit da. Beides ist ein Prüfnachweis.

Die Freigabelogik hat drei Ebenen, die sich kombinieren lassen:

• Sachkonto-Schwellenwert pro Buchungskategorie (z. B. Handwerker, Versicherung, Wartung): Ab welchem Betrag greift eine erweiterte Prüfung?
• Erweiterter Schwellenwert, die höhere Eskalationsstufe pro Kategorie. Hier prüft eine zweite Person nach.
• Mitarbeiter-Schwellenwert, ein individueller Höchstbetrag pro Sachbearbeiter. Wer bis 2.000 € freigeben darf, dessen Rechnungen laufen ab da automatisch in die nächste Ebene.

Darüber liegt eine harte Grenze: Jede Rechnung über 20.000 € löst eine automatische Benachrichtigung an die Geschäftsführung aus, parallel zum regulären Prüfweg. Sie sehen große Positionen sofort, ohne die Standardfreigabe zu blockieren.

Wo Rechnungsempfänger auf dem Objekt hinterlegt sind, typisch bei Sondereigentumsverwaltung oder Gewerbevermietung, verschickt das System die geprüfte Rechnung nach der finalen Freigabe als PDF an alle konfigurierten Empfänger. Der Sachbearbeiter sieht in der Vorgangshistorie, an wen die Rechnung gegangen ist und wann.

Nach der finalen Freigabe übergeben wir Buchungsdaten und Belege automatisch an Ihr ERP-System, je nach System per CSV, XML oder API. Bis hin zu Details wie dem Zeichensatz: Karthago erwartet Windows-1252, kein UTF-8, und genau so liefern wir. Unterstützte Systeme:

• Aareon Karthago
• Aareon PowerHaus
• GFAD haussoft
• WinCasa by Software24
• Impower

Geprüfte und gebuchte Rechnungen werden zusätzlich im Objektarchiv Ihres CRM hinterlegt. Eigentümer sehen ihre Belege in der Kunden-App (z. B. facilioo) nach Sachkonto sortiert. Das ist die Grundlage für eine digitale Belegprüfung ohne Beirats-Termin im Büro.

Lastschriften, Versicherungsbeiträge oder Wartungsverträge lassen sich nach einmaligem Training vollautomatisch verarbeiten. Anhand der Referenznummer (etwa der Versicherungs- oder Vertragsnummer) erkennt das System die Rechnung und legt sie ab, ohne dass ein Sachbearbeiter tätig wird.

Nutzen Sie bereits Impower für Kontierung und Buchung? Dann drängen wir uns nicht in Ihre Prozesse. Stattdessen rufen wir die fertig gebuchten Belege automatisch aus Impower ab, archivieren sie revisionssicher in DocuWare und leiten sie über die facilioo-Schnittstelle ins Objektarchiv weiter. Wie die Impower-Anbindung im Detail arbeitet, steht auf der eigenen Seite.

Über eine zentrale Übersicht sehen Sie jederzeit, welcher Sachbearbeiter welche Rechnung bearbeitet, in welchem Prozessschritt sie steht und welche Rechnungen überfällig oder blockiert sind. Ohne Excel-Listen, ohne Zwischenmails.