WinCasa × Liegenwerk
Der digitale Rechnungseingang für WinCasa-Verwaltungen.
Läuft produktiv bei Kunden
WinCasa von Software24 ist ein etabliertes ERP-System für die Immobilienverwaltung. Unsere DocuWare-Anbindung übernimmt den kompletten Prüf- und Freigabeprozess für Eingangsrechnungen und übergibt die Buchungsdaten anschließend automatisch an WinCasa.
Zusammenspiel
Ergänzung, kein Ersatz
WinCasa erfüllt seine Aufgabe als ERP zuverlässig: Buchhaltung, Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne. Was WinCasa nicht primär abbildet, ist ein digitaler Belegworkflow mit KI-Erfassung, Aktenplan und revisionssicherer Archivierung. Genau dafür schalten wir DocuWare vor. Wie dieser Workflow im Detail aussieht, steht auf der Seite zum Rechnungseingang.
Fähigkeiten
Was die Schnittstelle kann
Stammdaten aus WinCasa lesen
Kreditoren (inkl. IBAN), Sachkonten, Objekte und Einheiten kommen aus WinCasa. Der Rechnungseingang nutzt sie für die Kreditor-Erkennung per IBAN-Abgleich und für die Kontierung. Freitext-Eingaben entfallen.
Rechnungen KI-gestützt erfassen
Belegnummer, Daten, Beträge, IBAN werden beim Eingang gelesen, auch aus Scans. Details auf der Seite zur KI-Indexierung.
Prüfung und Freigabe in DocuWare
Sachliche Prüfung, Kontierung mit WinCasa-Sachkonten, Splitbuchungen, §35a-Kennzeichnung, 4-Augen-Freigabe mit Schwellenwerten. Jeder Schritt als Stempel auf dem Beleg.
Buchungssätze an WinCasa übergeben
Nach finaler Freigabe: Kreditor, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, IBAN, Fälligkeit, Netto-/Brutto-/MwSt.-Beträge mit Steuerschlüssel, Sachkonto, Kostenstelle, Objektbezug, Splitbuchungen, §35a-Kennzeichnung und der Verweis auf den Beleg in DocuWare.
Beleg aus WinCasa öffnen
Die Buchungsdaten enthalten den Verweis auf das Beleg-PDF. Aus WinCasa öffnen Sie den Beleg per Klick, inklusive der Prüf-Historie in den Stempeln.
Umsetzung
Wie die Schnittstelle gebaut ist
Zwei Ebenen teilen sich die Arbeit. In DocuWare laufen die Workflows: Briefkörbe, Prüfaufgaben, Stempel, 4-Augen-Freigabe. Darunter arbeitet die Software-Ebene des Systems Liegenwerk: Ihr System-Connector liest die WinCasa-Stammdaten, hält sie in DocuWare aktuell und bereitet nach der Freigabe die Buchungsübergabe vor. Der lesende Zugriff ist technisch erzwungen; in Ihre WinCasa-Datenbank wird nicht geschrieben.
Warum wir dafür eigene Software betreiben statt nur DocuWare zu konfigurieren, erklärt die Seite zum System Liegenwerk.
Voraussetzungen
Was Sie mitbringen
- Eine aktuelle WinCasa-Version; welche bei Ihnen läuft, prüfen wir vor der Beauftragung
- Zugriff auf die WinCasa-Umgebung für den lesenden System-Connector (On-Premise oder Terminalserver)
- DocuWare Cloud über Liegenwerk; Ihre WinCasa-Umgebung muss dafür nicht ins Internet exponiert werden
- Für die Kunden-App-Anbindung optional: facilioo
Grenzen
Was die Schnittstelle nicht kann
Damit im Erstgespräch keine Überraschungen übrig bleiben:
- Der System-Connector greift auf WinCasa ausschließlich lesend zu; die Beschränkung ist technisch erzwungen. Buchungen entstehen über die Übergabe an WinCasa, nicht durch direkte Schreibzugriffe in die Datenbank.
- WinCasa bleibt das führende System für Buchhaltung, Abrechnungen und Reporting. Wir liefern Buchungsdaten an, ersetzen aber keine WinCasa-Funktion.
- Die Live-Validierung gegen die ERP-Datenbank ist heute bei Karthago am tiefsten ausgebaut; bei WinCasa validieren wir gegen die synchronisierten Stammdaten.
- Bestehende WinCasa-Belegablagen werden einmalig migriert (nach Personentagen), nicht laufend synchron gehalten.
Häufige Fragen
Was WinCasa-Verwaltungen uns fragen.
Für welche WinCasa-Versionen unterstützen Sie die Schnittstelle?
Wir unterstützen die aktuellen WinCasa-Versionen. Vor der Beauftragung prüfen wir konkret, welche Version bei Ihnen im Einsatz ist und ob Anpassungen nötig sind.
Kann WinCasa mit DocuWare in der Cloud kombiniert werden?
Ja. WinCasa läuft klassisch On-Premise oder als Terminalserver-Deployment. Unsere DocuWare-Cloud lässt sich unabhängig davon nutzen; die Kommunikation läuft über gesicherte Schnittstellen, ohne dass Ihre WinCasa-Umgebung ins Internet exponiert wird.
Was ist mit den WinCasa-eigenen Belegablagen?
Wenn Sie DocuWare als führendes Archiv setzen, sind die WinCasa-eigenen Ablagen redundant. Bestehende Belege migrieren wir einmalig in die DocuWare-Struktur. Danach ist alles zentral in einem System.
Verlieren wir Reporting-Funktionen in WinCasa?
Nein. WinCasa bleibt das führende System für Buchhaltung und Abrechnungen, inklusive aller Reports. Wir liefern die Buchungsdaten an; das Reporting geschieht wie bisher in WinCasa.
Läuft die Anbindung schon produktiv?
Ja, bei Verwaltungen im Echtbetrieb. Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen den Ablauf an einer laufenden Umgebung, nicht an Folien.
WinCasa im Team mit DocuWare.
Wir zeigen Ihnen im Erstgespräch, wie WinCasa und DocuWare in Ihrer konkreten Umgebung zusammenarbeiten, an einer laufenden Installation.