Digitale Post für die Hausverwaltung, strukturiert vom ersten Tag.

Dokumente gelangen auf vier Wegen ins System. Sie wählen, was zu Ihrem Team passt:

• Dedizierte E-Mail-Postfächer (z. B. post@ihrefirma.de) werden überwacht; eingehende Mails und Anhänge automatisch importiert und indexiert.
• Mit dem Outlook-Plugin archivieren Mitarbeitende E-Mails und Anhänge selektiv aus Microsoft Outlook heraus.
• Physische Post wird stapelweise gescannt; QR- oder Barcode-Trennstempel markieren, wo ein neues Dokument beginnt.
• Dokumente aus Ihrem CRM oder ERP (facilioo, Aareon Karthago, PowerHaus, GFAD haussoft, Impower) werden automatisch abgeholt und archiviert.

Beim Import werden Objekt, Einheit, Eigentümer, Mieter und Kreditor erkannt und dem Dokument zugeordnet. Entscheidend ist, woher diese Werte kommen: nicht aus Freitexteingaben, sondern aus den Stammdaten Ihres ERP und CRM. In ein Indexfeld kann nur, was dort als Datensatz existiert. Das verhindert Dubletten und Tippfehler an der Wurzel.

Für den Rechnungseingang geht die KI-Indexierung einen Schritt weiter: Sie liest den Beleg inhaltlich, auch Scans, und befüllt die Indexfelder, bevor jemand tippen muss. Wie das aussieht, können Sie mit einer eigenen Rechnung testen.

Jedes Dokument wird anhand eines konfigurierbaren Aktenplans eingeordnet: Kategorie, Unterkategorie, Dokumenttyp. So entsteht eine Ablagestruktur, die für alle Mitarbeitenden identisch ist. Jede Position im Aktenplan trägt eigene Regeln: Zuständigkeit, Weiterleitung ans CRM, Aufbewahrungsfrist.

Auf Basis des Aktenplans wird das Dokument dem zuständigen Sachbearbeiter zugewiesen, abhängig von Objekt und Dokumenttyp. Rollenbasiert („Sachbearbeiter des Objekts“) oder direkt („Spezialistin für Versicherungsfälle“). SEPA-Lastschriftmandate landen bei der Buchhaltung, unabhängig vom Objektbetreuer.

Assistenz-Ebene inklusive: Objektbetreuung wie Buchhaltung kennen ihre Assistenz. Ist die Primärperson nicht verfügbar oder verweist der Aktenplan auf die Assistenz, übernimmt sie automatisch. Kein Urlaubsvertretungs-Chaos.

Für Dokumenttypen, die Sie im Aktenplan als „automatisch freizugeben“ markieren, überspringt das System den Prüfschritt komplett. Der Beleg landet direkt im Objektarchiv und in der facilioo-Kunden-App. Ihr Team sieht nur die Ausnahmen, nicht die Routine.

Typische Kandidaten: quartalsweise Betriebskostenabrechnungen, wiederkehrende Standardschreiben, digital signierte Bestätigungen.

Zugewiesene Mitarbeitende erhalten eine strukturierte Prüfaufgabe. Sie können Indexdaten anpassen, das Dokument einsehen und es direkt mit einem Vorgang im CRM verknüpfen. Nach der Prüfung ist das Dokument revisionssicher archiviert und über Volltextsuche oder Indexfelder auffindbar.

Wiedervorlage inklusive: Wer heute noch nicht entscheiden kann, etwa weil die Rückmeldung des Eigentümers fehlt, legt das Dokument auf ein Datum. Am Wiedervorlagetag taucht es automatisch wieder im Posteingang auf.

Trägt das Dokument eine Vorgangsnummer, zum Beispiel aus einem laufenden Instandhaltungsprojekt in facilioo, verknüpft das System es automatisch mit dem Vorgang. Die Erkennung läuft dreistufig: zuerst die interne Referenz, dann die lange Vorgangsnummer, zuletzt die kurze. Ist die kurze Nummer über mehrere Objekte mehrdeutig, entscheidet der Sachbearbeiter.

Der Vorgang in facilioo hat ab diesem Moment eine vollständige Belegakte, sichtbar für Eigentümer und Mieter in der Kunden-App.

Wird ein Dokument als „Mieterwechsel“ klassifiziert, feuert das System einen Sub-Workflow: E-Mail an den zuständigen Makler, E-Mail an die interne Fachabteilung, beide werden als Bearbeiter auf dem Dokument eingetragen. Niemand muss eine Weiterleitungs-Mail schreiben.

Das ist der eigentliche Unterschied zu einer statischen Ordnerstruktur: Der Aktenplan trägt Regeln, nicht nur Kategorien.

Dokumente werden auf Wunsch automatisch mit dem Objektarchiv Ihres CRM synchronisiert. Für facilioo-Kunden heißt das: Eigentümer und Mieter erhalten über die Kunden-App Zugriff auf ihre Dokumente, während Ihre Mitarbeitenden ganz normal mit dem Posteingang arbeiten. Das Objektarchiv füllt sich nebenbei.

Wird ein Dokument einer Vertragskategorie zugeordnet, erfasst das System das Vertragsende und erinnert rechtzeitig, bei Gewerbemietverträgen, Verwalterverträgen oder Energieausweisen. Dedizierte Listen zeigen aktive und auslaufende Verträge. Der ganze Prozess steht auf der Seite zum Vertragsmanagement.

Über konfigurierbare Kontrolllisten sehen Sie, welche Dokumente unbearbeitet sind und welche überfällig. So wird jede Post bearbeitet, auch die unangenehme.