Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Stand: 26. August 2026 · Dieses Dokument ist Online-Vertragsbestandteil der Verträge über die Auftragsverarbeitung der FSA Liegenwerk Digital GmbH. Erweiterungen des Schutzniveaus können jederzeit erfolgen; das vertraglich vereinbarte Schutzniveau wird nicht unterschritten.

Geltungsbereich

Diese Maßnahmen gelten für die von der FSA Liegenwerk Digital GmbH betriebenen Digital-Services: Kundenportal, KI-Assistent „Liegenwerk Lotse“ und Integrationsdienste (Integrationsplattform und System-Connector). Der Betrieb erfolgt auf Microsoft Azure in der Region Germany West Central (Frankfurt am Main); die eingesetzten Unterauftragnehmer ergeben sich aus dem Verzeichnis der Unterauftragnehmer.

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Zutrittskontrolle

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren von Microsoft Azure (zertifiziert u. a. nach ISO/IEC 27001, SOC 2). Ein physischer Zugriff durch Mitarbeitende der FSA Liegenwerk Digital GmbH auf Rechenzentrumsinfrastruktur besteht nicht.

Zugangskontrolle

• Personenbezogene Administrationskonten mit Multi-Faktor-Authentifizierung.
• Zugriff auf Produktionssysteme ist auf das erforderliche Minimum beschränkt (Least Privilege).
• Portal-Benutzerkonten sind persönlich; Erstpasswörter müssen beim ersten Login geändert werden.

Zugriffs- und Trennungskontrolle

• Rollenbasierte Berechtigungen im Kundenportal (Kundenrollen sehen ausschließlich eigene Daten).
• Logische Mandantentrennung je Kunde in allen Diensten; getrennte Umgebungen für Entwicklung und Produktion.
• API- und Connector-Zugangsschlüssel werden serverseitig ausschließlich als kryptografische Prüfwerte (SHA-256) gespeichert.
• Zugangsdaten und Geheimnisse werden außerhalb des Quellcodes verwaltet und erscheinen nicht in Protokollen.

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Sämtliche Verbindungen sind transportverschlüsselt (TLS 1.2 oder höher); gespeicherte Daten sind auf Infrastrukturebene verschlüsselt (Encryption at Rest).
• Der System-Connector baut ausschließlich ausgehende Verbindungen auf und greift auf angebundene Datenbanken technisch erzwungen nur lesend zu.
• Anmeldeereignisse und administrative Änderungen werden protokolliert.
• Eingaben aus Dokumenten und Systeminhalten werden vom KI-Assistenten als Daten behandelt, nicht als Anweisungen (Schutz vor Prompt-Injection).

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)

• Regelmäßige, automatisierte Datensicherungen mit dokumentiertem Wiederherstellungsverfahren.
• Betrieb auf redundanter Cloud-Infrastruktur; Kapazitäten werden lastabhängig skaliert.
• Eine öffentliche Statusseite informiert über den Betriebszustand der Dienste.

4. Besondere Maßnahmen beim Einsatz von KI-Diensten

• An die Betreiber der KI-Modelle werden nur die zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage erforderlichen Daten übermittelt.
• Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; mit den Modellbetreibern sind Speicherbegrenzungen vereinbart.
• Die KI-Inferenz erfolgt in Rechenzentren innerhalb der EU, soweit das Verzeichnis der Unterauftragnehmer nichts Abweichendes ausweist.
• Der KI-Assistent hat ausschließlich lesenden Zugriff auf die angebundenen Systeme.

5. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung dieser Maßnahmen, mindestens jährlich sowie anlassbezogen.
• Auswahl und Kontrolle von Unterauftragnehmern nach Eignung, einschließlich Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen.
• Prozess zur Meldung und Behandlung von Datenschutzvorfällen einschließlich unverzüglicher Information betroffener Auftraggeber.