DocuWare · Für Hausverwaltungen
Digitale Prozesse für die Hausverwaltung — nicht nur ein Archiv.
Wir bringen DocuWare in Ihre Hausverwaltung — mit fertigen Workflows für Posteingang, Rechnungseingang und Verträge. Verbunden mit Ihrem ERP (Aareon Karthago, PowerHaus, GFAD, WinCasa, Impower) und Ihrem CRM (facilioo). GoBD- und DSGVO-konform, in der EU-Cloud.
Spezialisiert auf WEG-, Miet- und Mischverwaltungen mit 5 bis 50+ Mitarbeitenden.
Das Problem
In der Hausverwaltung geht der Tag mit Papier verloren.
Papierberge und E-Mail-Chaos
Verträge, SEPA-Mandate, Kündigungen, Abrechnungen, Energieausweise — die Post kommt aus allen Kanälen. Ohne einheitliche Ablage geht Zeit verloren, jeden Tag.
Rechnungen brauchen zu lange
Manuelle Erfassung, Freigaben per E-Mail oder Zettel, doppelte Buchungen. Der Rechnungseingang ist der zeitaufwändigste Prozess in der Hausverwaltung.
Vergessene Fristen
Gewerbemietverträge, Verwalterverträge, Energieausweise — wer keine automatischen Erinnerungen hat, verpasst irgendwann eine wichtige Frist.
Doppelerfassung zwischen Systemen
DMS, ERP, CRM: Wer gleiche Daten mehrfach eingibt, produziert Inkonsistenzen und Fehler — und braucht am Ende doppelt so lange.
Unsere Lösung
Drei Workflows, die den Arbeitsalltag Ihrer Verwaltung tragen.
DocuWare ist das Fundament. Darauf haben wir Prozesse gebaut, die die Realität der Hausverwaltung abbilden — inklusive Objektbezug, 4-Augen-Prinzip, §35a und Übergabe an Ihr ERP.
Workflow 1
Posteingang
Alle Dokumente aus E-Mail, Outlook, Scan und ERP/CRM zentral erfassen, KI-gestützt indexieren und automatisch zuweisen — nach Objekt, Einheit und Dokumenttyp.
- → E-Mail-Import & Outlook-Plugin
- → Scan mit QR-Code-Trennung
- → Aktenplan & Aufgabenverteilung
- → Vertragsmanagement mit Fristen
Workflow 2
Rechnungseingang
Vom Eingang bis zur Übergabe an das ERP: KI-Datenerfassung, Dublettenprüfung, sachliche Prüfung, 4-Augen-Prinzip und Schwellenwertfreigaben — mit sauberen Buchungsdaten.
- → Kreditor-Erkennung via IBAN
- → Kontierung mit ERP-Sachkonten
- → §35a & Splitbuchungen
- → Smart Stamps auf jedem Beleg
Workflow 3
Vertragsmanagement
Verträge werden beim Import automatisch erkannt, das Vertragsende wird erfasst, Erinnerungen rechtzeitig verschickt. Kein Excel, keine Post-its.
- → Automatische Vertragserkennung
- → Fristerinnerungen
- → Aktive und auslaufende Verträge im Blick
- → Volltextsuche über alle Verträge
Integrationen
Verbunden mit den Systemen, die Sie bereits nutzen.
Dokumente werden dort bearbeitet, wo es am sinnvollsten ist — Rechnungen im DMS, Vorgänge im CRM, Buchungen im ERP. Ohne Medienbrüche, ohne Doppelerfassung.
DocuWare 
facilioo 
Impower Ihr System fehlt? Sprechen Sie mit uns. Neue Schnittstellen entwickeln wir regelmäßig.
Warum Liegenwerk
Kein generischer DocuWare-Partner. Und kein SharePoint-Bastelbau.
Andere DocuWare-Partner verkaufen ein Dokumenten-Management-System und lassen Sie damit allein. ERP-nahe Anbieter binden Sie an ihr eigenes System. SharePoint-Lösungen sind flexibel — aber ohne Branchen-Prozesse fangen Sie bei jeder Konfiguration bei Null an.
Wir bauen seit Jahren an DocuWare-Prozessen für Hausverwaltungen. Wir kennen §35a, den Aktenplan, das 4-Augen-Prinzip und die kleinen Reibereien zwischen Objektbetreuer und Buchhaltung. Sie bekommen keine leere Plattform — Sie bekommen einen einsatzbereiten Prozess.
Die Hausverwaltung ist unser einziges Segment. Deshalb sind unsere Workflows fertig, bevor Sie sie brauchen.
Compliance
Rechtssicher archiviert.
DocuWare betreibt seine Cloud in europäischen Rechenzentren und ist mit den relevanten internationalen Normen zertifiziert. Prüfsiegel und Attestate finden Sie öffentlich einsehbar unter start.docuware.com.
Revisionssichere Ablage aller Geschäftsdokumente mit lückenloser Historie, geprüft nach IDW PS 880.
Datenspeicherung ausschließlich in EU-Rechenzentren, granulare Zugriffsrechte, dokumentierte Auftragsverarbeitung.
Informationssicherheit, Cloud-spezifische Kontrollen und Schutz personenbezogener Daten in der Cloud — alle drei Normen zertifiziert.
Qualitätsmanagementsystem des Herstellers, mit externer Zertifizierung.
Externe Prüfung der Kontrollen zu Sicherheit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit über einen Prüfzeitraum.
Deutsche und internationale Cloud-Security-Standards — bestätigt für die DocuWare-Cloud.
Betrieb in Deutschland und Europa. Kein Datenabfluss in Drittländer.
Jede Änderung protokolliert. Objektbezogene Zugriffe. Getrennte Personalakten.
10 Jahre für steuerrelevante Belege, konfigurierbare Retention pro Dokumenttyp — automatisch durchgesetzt.
Erstgespräch · 60 Minuten · unverbindlich
Zeigen Sie uns Ihren Prozess —
wir zeigen Ihnen, wie er digital aussieht.
In einem Termin durchlaufen wir Ihren realen Ablauf: Ihre Belegtypen, Ihr ERP, Ihr CRM. Sie sehen die konkrete Prozessverbesserung an Ihrer Verwaltung — nicht an einem Show-Case.