DocuWare · Für Hausverwaltungen
Digitale Prozesse für die Hausverwaltung, fertig konfiguriert.
Wir bringen DocuWare in Ihre Hausverwaltung, mit fertigen Workflows für Posteingang, Rechnungseingang und Verträge. Verbunden mit Ihrem ERP (Aareon Karthago, PowerHaus, GFAD haussoft, WinCasa, Impower) und Ihrem CRM (facilioo). GoBD- und DSGVO-konform, in der EU-Cloud.
Spezialisiert auf WEG-, Miet- und Mischverwaltungen mit 5 bis 50+ Mitarbeitenden.
Das Problem
In der Hausverwaltung geht der Tag mit Papier verloren.
Papierberge und E-Mail-Chaos
Verträge, SEPA-Mandate, Kündigungen, Abrechnungen, Energieausweise: Die Post kommt aus allen Kanälen, und jeder legt sie anders ab. Wer etwas sucht, fragt die Kollegin, die es abgelegt hat. Wenn sie da ist.
Rechnungen brauchen zu lange
Manuelle Erfassung, Freigaben per E-Mail oder Zettel, dazwischen Liegezeiten, die niemand sieht.
Vergessene Fristen
Gewerbemietverträge, Verwalterverträge, Energieausweise: Ohne automatische Erinnerung verpasst irgendwann jemand eine Frist, die Geld kostet.
Doppelerfassung zwischen Systemen
DMS, ERP, CRM. Wer gleiche Daten mehrfach eingibt, produziert Abweichungen und braucht am Ende doppelt so lange.
Neu · Liegenwerk Lotse
Fragen Sie Ihre Verwaltung. Der Lotse antwortet mit Quelle.
Der Liegenwerk Lotse beantwortet Fragen zu Vorgängen, Objekten, Dokumenten und Rechnungen direkt aus facilioo und DocuWare, mit klickbarer Belegstelle zu jeder Antwort. Er liest Protokolle und Belege inhaltlich, verlinkt fertige DocuWare-Suchen und entwirft Antwortschreiben. Er hat nur Lesezugriff und übernimmt die Rechte aus Ihren Systemen.
- →Eine Frage, Antworten aus CRM und DMS zugleich
- →Jede Antwort mit Belegstelle zum Anklicken
Neu · KI-Indexierung
Die Rechnung kommt fertig verschlagwortet in den Workflow.
Die KI-Indexierung liest jede eingehende Rechnung inhaltlich, auch Scans, und befüllt die Indexfelder in DocuWare, bevor jemand tippen muss: Belegdaten, Beträge, IBAN, Objekt. Sie schreibt nur in leere Felder und nur Werte, bei denen sie sicher ist. Im Zweifel bleibt das Feld leer, denn ein leeres Feld kostet Sekunden, ein falsches kostet Vertrauen. Kontierung, Prüfung und 4-Augen-Freigabe laufen unverändert in Ihren gewohnten Workflows.
- →Überschreibt nie, blockiert nie
- →Kreditor weiter über IBAN und ERP-Stammdaten, keine Freitext-Dubletten
- →Live ausprobieren: Rechnung hochladen, Indexfelder in Sekunden sehen
Die Workflows
Drei Workflows, die den Arbeitsalltag Ihrer Verwaltung tragen.
DocuWare ist das Fundament. Darauf haben wir Prozesse gebaut, die die Realität der Hausverwaltung abbilden: Objektbezug, 4-Augen-Prinzip, §35a, Übergabe an Ihr ERP.
Workflow 1
Posteingang
Alle Dokumente aus E-Mail, Outlook, Scan und ERP/CRM zentral erfassen, KI-gestützt indexieren und automatisch zuweisen: nach Objekt, Einheit und Dokumenttyp.
- → E-Mail-Import & Outlook-Plugin
- → Scan mit QR-Code-Trennung
- → Aktenplan & Aufgabenverteilung
Workflow 2
Rechnungseingang
Vom Eingang bis zur Übergabe an das ERP: KI-Datenerfassung, Dublettenprüfung, sachliche Prüfung, 4-Augen-Prinzip und Schwellenwertfreigaben. Dreizehn Stationen, jede dokumentiert.
- → Kreditor-Erkennung via IBAN
- → Kontierung mit ERP-Sachkonten
- → §35a & Splitbuchungen
- → Smart Stamps auf jedem Beleg
- → Automatische Übergabe ans ERP
Workflow 3
Vertragsmanagement
Verträge werden beim Import automatisch erkannt, das Vertragsende wird erfasst, Erinnerungen rechtzeitig verschickt. Kein Excel, keine Post-its.
- → Automatische Vertragserkennung
- → Fristerinnerungen
- → Volltextsuche über alle Verträge
Das System Liegenwerk
Unter den Workflows arbeitet eigene Software.
DocuWare, die Workflows, die KI-Indexierung, der Lotse und die Anbindung an Ihr ERP und CRM sind bei uns keine Einzelteile. Sie greifen als ein System ineinander, mit einer eigenen Software-Ebene in der Mitte: Sie validiert jeden Beleg live gegen Ihre ERP-Datenbank, hält abgeleitete Felder nach Stammdatenänderungen aktuell und dokumentiert jeden Prüfschritt auf dem PDF. Dafür reicht Konfiguration nicht. Dafür braucht es Code, unseren.
Validierung direkt gegen die ERP-Datenbank: Sachkonto, Objekt, IBAN, Wirtschaftsjahr.
Dokumente automatisch indexiert, seit Launch im August 2026.
Rechnungen automatisch verbucht, im Oktober 2026.
Rechnungsvolumen über unsere Workflows verarbeitet, seit Launch im August 2026.
Integrationen
Verbunden mit den Systemen, die Sie bereits nutzen.
Dokumente werden dort bearbeitet, wo es am sinnvollsten ist: Rechnungen im DMS, Vorgänge im CRM, Buchungen im ERP. Ohne Medienbrüche, ohne Doppelerfassung. Zu jeder ERP- und CRM-Anbindung gibt es eine eigene Seite mit Fähigkeiten, Voraussetzungen und Grenzen.
DocuWare 
facilioo 
Impower Ihr System fehlt? Sprechen Sie mit uns. Neue Schnittstellen entwickeln wir regelmäßig.
Warum Liegenwerk
Kein generischer DocuWare-Partner. Und kein SharePoint-Bastelbau.
Andere DocuWare-Partner verkaufen ein Dokumenten-Management-System und lassen Sie damit allein, oder sie bedienen fünf Branchen gleichzeitig. ERP-nahe Anbieter binden Sie an ihr eigenes System. SharePoint-Lösungen sind flexibel, aber ohne Branchen-Prozesse fangen Sie bei jeder Konfiguration bei Null an. Warum wir trotzdem manchmal SharePoint empfehlen, steht im Vergleichsartikel.
Wir bauen seit Jahren an DocuWare-Prozessen für Hausverwaltungen. Wir kennen §35a, den Aktenplan, das 4-Augen-Prinzip und die kleinen Reibereien zwischen Objektbetreuer und Buchhaltung. Sie bekommen keine leere Plattform, sondern einen einsatzbereiten Prozess.
Die Hausverwaltung ist unser einziges Segment. Deshalb sind unsere Workflows fertig, bevor Sie sie brauchen.
Compliance
Rechtssicher archiviert.
DocuWare betreibt seine Cloud in europäischen Rechenzentren und ist mit den relevanten internationalen Normen zertifiziert. Prüfsiegel und Attestate finden Sie öffentlich einsehbar unter start.docuware.com.
Revisionssichere Ablage aller Geschäftsdokumente mit lückenloser Historie, geprüft nach IDW PS 880.
Datenspeicherung ausschließlich in EU-Rechenzentren, granulare Zugriffsrechte, dokumentierte Auftragsverarbeitung.
Informationssicherheit, Cloud-spezifische Kontrollen, Schutz personenbezogener Daten in der Cloud und Qualitätsmanagement: alle vier Normen extern zertifiziert.
Externe Prüfung der Kontrollen zu Sicherheit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit über einen Prüfzeitraum.
Deutsche und internationale Cloud-Security-Standards, bestätigt für die DocuWare-Cloud.
Betrieb in Deutschland und Europa. Kein Datenabfluss in Drittländer.
Jede Änderung protokolliert. Objektbezogene Zugriffe. Getrennte Personalakten.
10 Jahre für steuerrelevante Belege, konfigurierbare Retention pro Dokumenttyp, automatisch durchgesetzt. Ein Testat ersetzt allerdings keine Verfahrensdokumentation; auch dabei helfen wir.
Erstgespräch · 60 Minuten · unverbindlich
Zeigen Sie uns Ihren Prozess.
Wir zeigen Ihnen, wie er digital aussieht.
In einem Termin durchlaufen wir Ihren realen Ablauf: Ihre Belegtypen, Ihr ERP, Ihr CRM. Sie sehen die konkrete Prozessverbesserung an Ihrer Verwaltung, nicht an einem Show-Case.