Aareon Karthago × Liegenwerk
Rechnungseingang mit Live-Validierung gegen Ihre Karthago-Datenbank.
Läuft produktiv bei Kunden
Aareon Karthago ist eines der etabliertesten ERP-Systeme für die WEG- und Mietverwaltung, und unsere am tiefsten ausgebaute Anbindung. Stammdaten kommen aus Karthago, jede Rechnung wird während der Prüfung live gegen Ihre Karthago-Datenbank validiert, und geprüfte Buchungen gehen im Karthago-Format zurück.
Datenqualität
ERP-Stammdaten sind die Referenz
Kreditoren pflegen Sie einmal, in Karthago. Unser System erkennt den Kreditor bei Rechnungseingang über den IBAN-Abgleich mit Ihrer Karthago-Kreditorendatenbank. Das gleiche Prinzip gilt für Sachkonten: Ihre Karthago-Sachkontenliste steht dem Sachbearbeiter direkt beim Kontieren zur Verfügung. Was nicht in Karthago existiert, kann in DocuWare nicht kontiert werden. Das ist Absicht.
Live-Validierung
Geprüft, bevor jemand Zeit investiert
Das unterscheidet die Karthago-Anbindung von jeder Ordnerlösung und von den meisten DMS-Anbindungen: Während der Kontierung fragt unsere Software die Karthago-Datenbank live ab. Existiert das Objekt im Wirtschaftsjahr des Belegdatums? Ist die Sachkonto/Objekt-Kombination gültig? Hat der Kreditor eine passende Bankverbindung? Ein Beleg, der zwei Wochen vor Verwaltungsübernahme ausgestellt wurde, fällt hier durch, bevor jemand ihn prüft.
Was dabei genau passiert, haben wir im Artikel Karthago und DocuWare: was bei der Belegübergabe wirklich passiert Schritt für Schritt aufgeschrieben.
Datenfluss
Was in welche Richtung fließt
| Von | Nach | Inhalt |
|---|---|---|
| Karthago | DocuWare | Kreditoren-Stammdaten (inkl. IBAN, Zahlungsbedingungen) |
| Karthago | DocuWare | Sachkonten und Kostenstellen |
| Karthago | DocuWare | Objekt- und Einheitenstruktur, Eigentümer, Mieter |
| DocuWare | Karthago | Buchungssätze der geprüften Rechnungen (inkl. Split, §35a, Vorsteuer) |
| DocuWare | Karthago | Beleg-PDFs verlinkt zur Buchung |
Rechnungsübergabe
Buchungssätze im richtigen Format
Nach finaler Freigabe schreibt unsere Software die Buchung als CSV und PDF in das Karthago-Import-Verzeichnis, in exakt der Kodierung, die Karthago erwartet (Windows-1252, kein UTF-8), mit korrekt hergeleiteter Netto-/Brutto-Logik. Karthago verarbeitet den Import wie gewohnt; der Buchungssatz trägt den Verweis auf den Beleg in DocuWare.
Umsetzung
Wie die Schnittstelle gebaut ist
In DocuWare laufen die Workflows: Prüfaufgaben, Kontierung, Stempel, 4-Augen-Freigabe. Darunter arbeitet die Software-Ebene des Systems Liegenwerk: Der System-Connector liest die Karthago-Datenbank (technisch erzwungen nur lesend), die Validierung läuft als Web-Service in den DocuWare-Workflows, der Export erzeugt die Import-Dateien. Kein Bestandteil schreibt direkt in Karthago.
Voraussetzungen
Was Sie mitbringen
- Eine aktuelle Karthago-Version; Kompatibilität prüfen wir vor der Beauftragung, insbesondere bei On-Premise-Installationen
- Zugriff für den lesenden System-Connector auf die Karthago-Datenbank (per SMC ThinClient, pro Kunde)
- DocuWare Cloud über Liegenwerk
Grenzen
Was die Schnittstelle nicht kann
- Der System-Connector liest die Karthago-Datenbank; er schreibt nie hinein. Buchungen entstehen über den von Aareon vorgesehenen Import (CSV + PDF ins Import-Verzeichnis), den Karthago selbst verarbeitet.
- Karthago bleibt das führende System für Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Abrechnungen. Der Buchungslauf selbst passiert in Karthago.
- Karthago legt pro Wirtschaftsjahr eine eigene Datenbank an; die Validierung wählt die richtige anhand von Belegdatum und Objekt. Sonderkonstellationen mit abweichenden Wirtschaftsjahren klären wir im Projekt.
Häufige Fragen
Was Karthago-Verwaltungen uns fragen.
Welche Karthago-Version wird unterstützt?
Wir unterstützen die aktuellen Karthago-Versionen von Aareon. Genaue Kompatibilitätsanforderungen prüfen wir vor der Beauftragung individuell, insbesondere bei On-Premise-Installationen.
Was heißt „Live-Validierung“ genau?
Während der Kontierung prüft unsere Software jede Eingabe direkt gegen Ihre Karthago-Datenbank, nicht gegen einen nächtlichen Abzug: Existiert das Objekt im richtigen Wirtschaftsjahr? Ist die Sachkonto/Objekt-Kombination gültig, auch pro Zeile einer Splitbuchung? Liegt das Belegdatum im Bewirtschaftungszeitraum des Objekts? Fehler stehen sofort am Beleg, nicht erst beim Export.
Werden auch Split-Buchungen und §35a übertragen?
Ja. Split-Buchungen auf mehrere Sachkonten und §35a-Kennzeichen (haushaltsnahe Dienstleistungen) werden im Karthago-Datensatz korrekt abgebildet, jede Zeile einzeln validiert.
Was, wenn wir umsatzsteuerpflichtige Objekte haben?
Die Netto-/Brutto-Logik wird korrekt hergeleitet, auch für nicht-vorsteuerpflichtige Objekte, bei denen Karthago über die Bruttobetrags-Kontierung geht. Der Sachbearbeiter sieht schon während der Prüfung, ob das System die richtigen Werte gezogen hat.
Wie wird die Verbindung zwischen Beleg und Buchung hergestellt?
Die Buchung in Karthago erhält eine Referenz auf das DocuWare-Dokument. Aus Karthago heraus öffnen Sie den Beleg direkt, ohne DocuWare separat zu starten.
Karthago-Verwaltung mit digitalem Rechnungseingang.
Wir zeigen Ihnen im Erstgespräch, wie Ihre Karthago-Umgebung mit DocuWare zusammenarbeitet, anhand echter Belege aus Ihrer Verwaltung.