Neu · KI-Indexierung
Rechnungen, die sich selbst verschlagworten, geprüft von Ihren Menschen.
Die KI-Indexierung liest jede eingehende Rechnung inhaltlich, auch Scans, und befüllt die Indexfelder in DocuWare, bevor jemand tippen muss: Belegdaten, Beträge, IBAN, Objekt. Nur sichere Werte werden geschrieben; alles Weitere läuft in Ihren gewohnten Prüf- und Freigabe-Workflows im Rechnungseingang.
Der Ablauf
Vier Schritte, dann steht der Beleg fertig indexiert im Workflow.
Beleg kommt an
Die Rechnung landet wie gewohnt im Archiv, per E-Mail, Scan oder Import. Ein neuer Status im Indexierungsworkflow übergibt sie an die KI, bevor jemand tippen muss.
KI liest das Dokument
Die KI liest den Beleg inhaltlich, auch gescannte Rechnungen ohne Textebene. Sie erfasst Belegnummer, Daten, Beträge, Steuersatz, Skonto, IBAN und Hinweise auf das betroffene Objekt.
Nur sichere Werte werden geschrieben
Jedes Feld kommt mit einer Verlässlichkeitseinschätzung und der Belegstelle im Dokument. Geschrieben wird nur, was sicher erkannt und noch leer ist. Alles andere bleibt frei und geht den gewohnten Korrekturweg. Die KI rät nie.
Ihr Workflow läuft weiter wie immer
Danach übernimmt Ihre bestehende Strecke: Kreditor-Erkennung über die IBAN aus Ihren ERP-Stammdaten, Kontierung, sachliche Prüfung, 4-Augen-Freigabe. Entschieden wird von Menschen.
Live-Test
Probieren Sie es mit Ihrer eigenen Rechnung aus.
Laden Sie eine Eingangsrechnung hoch, gern auch einen Scan oder ein Handyfoto. Nach wenigen Sekunden sehen Sie die Indexfelder so, wie die KI sie in DocuWare befüllen würde, jeweils mit Verlässlichkeit und Belegstelle. Der Beleg wird nicht gespeichert, mehr dazu im Datenschutz.
Ihr Beleg
Keine Rechnung zur Hand?
Bitte laden Sie nur Belege hoch, die Sie weitergeben dürfen. Mit dem Hochladen akzeptieren Sie unsere Datenschutzhinweise zum Live-Test.
Indexdaten
Beleg
- Belegnummer
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- Belegdatum
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- Fällig bis
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- Leistungszeitraum
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- Betreff
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- Wirtschaftsjahr
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Kreditor
- Kreditor
-
- IBAN
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- USt-IdNr.
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- Kundennummer
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Zuordnung
- Objekt
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- Einheit
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- Vorgang
-
Beträge und Zahlung
- Netto
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- Steuer
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- Brutto
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- Steuersatz
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- Zahlart
-
- Skonto
-
Im echten Betrieb ist die Erkennung noch besser.
Hier sieht die KI nur das Papier. In Ihrem DocuWare kennt das System zusätzlich Ihre Stammdaten aus dem ERP: Den Kreditor ordnet es über die IBAN eindeutig Ihrem Kreditorenstamm zu, das Objekt Ihren Objektstammdaten und die Vorgangsnummer Ihren offenen Vorgängen. Geschrieben wird nur, was die Schwelle von 70 Prozent Verlässlichkeit erreicht und noch leer ist.
Im Detail
Was die KI liest, was sie schreibt, was sie bewusst offen lässt.
Kopfdaten ohne Abtippen
Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Leistungszeitraum, Netto, Steuer, Brutto, Steuersatz, Skonto, Betreff: Die Felder, die heute jemand von Hand einträgt, stehen schon da, wenn der Beleg geöffnet wird.
Liest auch Scans
Papierrechnung, Foto, PDF ohne Textebene: Die KI arbeitet auf dem Dokumentbild selbst. Stempel, Logos und Layout helfen ihr sogar, so wie ein Mensch einen Beleg liest.
Kreditor aus Stammdaten, nicht aus Freitext
Die KI liefert die IBAN. Den Kreditor bestimmt der Abgleich mit Ihrer Kreditorendatenbank aus dem ERP. Keine Freitext-Kreditoren, keine Dubletten.
Objekt über den Leistungsort
Steht auf der Rechnung die Adresse der Liegenschaft, ordnet die KI das Verwaltungsobjekt zu, aber nur bei einem eindeutigen Treffer in Ihren Objektstammdaten. Im Zweifel bleibt das Feld leer.
Ehrlich bei Unsicherheit
Zu jedem erkannten Wert gehören eine Verlässlichkeitseinschätzung und das Originalzitat aus dem Beleg. Unter der Schwelle wird nicht geschrieben. Ein leeres Feld kostet Sekunden, ein falsches kostet Vertrauen.
Jeder Beleg nachvollziehbar
Im Liegenwerk Cockpit sehen Sie zu jedem Beleg, was die KI gelesen, geschrieben und übersprungen hat, inklusive Verarbeitungsprotokoll. Keine Blackbox.
Der Unterschied
KI im Workflow, nicht statt des Workflows.
Viele „KI-Rechnungsleser“ sind eine Blackbox vor dem Archiv: Was sie erkennen, steht im System, richtig oder falsch. Die Liegenwerk KI-Indexierung sitzt stattdessen in Ihrem DocuWare-Workflow. Sie befüllt nur leere Felder, meldet, was sie nicht sicher weiß, und übergibt an dieselbe Prüfstrecke, die Ihre Belege heute schon durchlaufen. Deshalb kann sie nichts kaputt machen, nur beschleunigen.
Beleg öffnen, Felder abtippen, Kreditor suchen, Objekt raten. Pro Rechnung mehrere Minuten konzentrierter Fleißarbeit.
Beleg öffnen, die Felder stehen schon da, mit Belegstelle. Prüfen statt abtippen; korrigiert wird nur, was die KI bewusst offen gelassen hat.
Kreditor über IBAN und ERP-Stammdaten, Kontierung, Validierung, 4-Augen-Freigabe, ERP-Übergabe. Ihre Qualitätskette bleibt komplett bestehen.
Zusagen
Vier Zusagen, auf die Sie sich verlassen können.
Überschreibt nie
Die KI befüllt ausschließlich leere Felder. Was ein Mensch oder Ihr Scanner bereits eingetragen hat, bleibt unangetastet. Immer.
Blockiert nie
Ist die KI nicht erreichbar, das Dokument zu groß oder das Ergebnis unsicher, läuft der Beleg unverändert in die gewohnte manuelle Indexierung. Keine Rechnung wartet auf die KI.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Es wird kein KI-Modell mit Ihren Belegen trainiert. Die Verarbeitung läuft auf europäischer Infrastruktur (Amazon Bedrock, AWS-Rechenzentren in der EU). Beides steht so auch in unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen und in der Subunternehmerliste, also vertraglich, nicht nur hier.
Der Mensch entscheidet
Kontierung, sachliche Prüfung und 4-Augen-Freigabe bleiben bestehen. Die KI übernimmt das Abtippen, nicht die Verantwortung.
Häufige Fragen
Antworten vor dem Pilotstart.
Welche Felder befüllt die KI-Indexierung?
Die Kopfdaten der Rechnung: Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Leistungszeitraum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag, Steuersatz, Skonto, IBAN, USt-IdNr., Kundennummer, Betreff sowie bei eindeutigem Treffer das Verwaltungsobjekt. Die Kontierung mit Sachkontenvorschlägen ist die nächste Ausbaustufe.
Funktioniert das auch mit gescannten Rechnungen?
Ja. Die KI liest das Dokumentbild selbst und braucht keine Textebene im PDF. Papierpost, die über Ihren Scan-Workflow hereinkommt, wird genauso verarbeitet wie digital zugestellte Rechnungen.
Was passiert, wenn die KI sich irrt?
Das Sicherheitsnetz ist mehrstufig. Geschrieben werden nur Werte über einer Verlässlichkeitsschwelle, Beträge werden gegeneinander plausibilisiert (Netto + Steuer = Brutto), die IBAN wird per Prüfsumme validiert. Danach greifen Ihre bestehenden Prüfschritte: automatische Validierung gegen das ERP, sachliche Prüfung, 4-Augen-Freigabe. Jede Rechnung sehen weiterhin mindestens zwei Menschen.
Müssen wir unsere Workflows umbauen?
Nein. Die KI-Indexierung ist ein zusätzlicher Schritt am Anfang Ihres bestehenden Indexierungsworkflows in DocuWare. Alles danach (Kreditor-Erkennung, Kontierung, Prüfung, Freigabe, ERP-Übergabe) bleibt exakt so, wie Ihr Team es kennt.
Wie hängt das mit dem Liegenwerk Lotsen zusammen?
Beide nutzen dieselbe KI-Grundlage, lösen aber verschiedene Aufgaben: Der Lotse beantwortet Fragen im Dialog, die KI-Indexierung arbeitet unsichtbar im Hintergrund des Rechnungseingangs. Zusammen decken sie Auskunft und Erfassung ab.
Was kostet die KI-Indexierung?
Für Pilotkunden ist die KI-Indexierung zunächst kostenfrei; die Preisgestaltung geben wir in Kürze bekannt. Sprechen Sie uns an, wenn Sie mit Ihren eigenen Belegen erproben möchten.
Erproben Sie die KI-Indexierung mit Ihren eigenen Belegen.
Wir zeigen Ihnen an echten Rechnungen aus Ihrem Bestand, was die KI erkennt und wo Ihre Mitarbeitenden künftig nur noch prüfen statt tippen. Pilotkunden starten kostenfrei.