Preise & Prozessgewinn
Was DocuWare kostet — und wie viel Zeit Ihr Team zurückbekommt.
Kalkulieren Sie Einrichtung, monatliche Lizenzkosten und den Zeitgewinn für Ihre Verwaltung. Wir zeigen den Nutzen in Stunden und Prozessqualität — nicht in Euro, die den Eigentümern gehören.
Ihre Verwaltung
Alle Angaben sind vertraulich und werden nicht übertragen — die Berechnung läuft im Browser.
Ihre Kosten
bis 1.500 Einheitennetto, inkl. Workflows und Schnittstellen
DocuWare-Cloud-Lizenzen, inkl. Updates
Zeitgewinn Ihres Teams
Konservativ: 12 Minuten pro Rechnung, 4 Minuten pro Posteingang. Weniger Verteilen, weniger Suchen, weniger Doppelerfassung — mehr Zeit für die eigentliche Verwaltungsarbeit.
Zeit, die Ihr Team nicht mehr mit Sortieren und Erfassen verbringt
bei 8 Std/Tag — was Sie mit dem Team stattdessen tun
Vollzeitäquivalente an frei werdender Kapazität
Was noch dazu kommt
Effekte, die wir bewusst nicht in Euro umrechnen — teils weil das Geld den Eigentümern gehört, teils weil sich Sorgfalt schlecht in eine Zahl pressen lässt.
Wo die Freigabe heute Tage bis Wochen dauert, laufen digitale Prüfläufe in Stunden. Das schützt die Skonto-Ansprüche Ihrer Eigentümer — Ihre Sorgfaltspflicht als Verwaltung nach § 27 WEG.
Die Dublettenprüfung gleicht Rechnungsnummer und Vorgangsnummer gegen das Archiv. Doppelte Zahlungen an Handwerker werden erkannt, bevor sie rausgehen — keine peinliche Rückforderung, keine Haftungsfrage.
Volltextsuche und lückenlose Ablage nach Objekt, Vertrag, Kreditor. Bei der Erstellung der Jahresabrechnung finden Sie jeden Beleg in Sekunden — nicht in Stunden.
Krank, Urlaub, Wechsel — jede Kollegin sieht den gleichen Aktenplan, die gleichen Aufgaben, die gleiche Historie. Kein „Nur Frau X weiß, wo das liegt" mehr.
GoBD-konforme, revisionssichere Ablage mit vollständiger Historie und Bearbeitungsstempeln auf jedem Beleg. Prüfer bekommen alles, was sie brauchen — sofort.
Gewerbemietverträge, Verwalterverträge, Wartungsverträge — automatisch erinnert 6 Monate vor Ablauf. Nie wieder ein ungewollt verlängerter Vertrag.
Die angezeigten Werte sind eine erste Größenordnung und ersetzen kein verbindliches Angebot. Individuelle Anforderungen (Anzahl Schnittstellen, Migrations-Umfang, spezielle Workflows) können den Preis beeinflussen. Datenmigration wird nach Personentagen abgerechnet und ist in obigen Werten nicht enthalten.
Transparenz
So rechnen wir.
Wir zeigen nur, was tatsächlich Ihr Team spart — Zeit. Alle anderen Effekte (Skonto, keine Doppelzahlungen, keine vergessenen Fristen) sind real und wertvoll, gehören aber wirtschaftlich Ihren Eigentümern. Deshalb tauchen sie qualitativ oben auf, aber nicht in der Kalkulation.
Zeit-Ersparnis pro Rechnung
Manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung (Empfang, Sortieren, Weiterleiten, Prüfen, Kontieren, Ablage) dauert typischerweise 15–25 Minuten. Mit digitalisiertem Workflow sind es 3–8 Minuten. Wir rechnen konservativ mit 12 Minuten Ersparnis pro Rechnung.
Zeit-Ersparnis pro Posteingang
Post öffnen, dem Objekt zuordnen, dem Sachbearbeiter geben, ablegen — manuell 6–10 Minuten pro Dokument. Digital mit automatischer Zuweisung 1–3 Minuten. Wir rechnen mit 4 Minuten Ersparnis pro Posteingang.
Warum keine Personalkosten-Rechnung?
Ob aus der gesparten Zeit ein wirtschaftlicher Gewinn wird, hängt davon ab, was Sie damit tun: Team verkleinern, mehr Verwaltungseinheiten mit gleichem Team betreuen, mehr Zeit für Eigentümer und Mieter, oder frühere Feierabende. Wir wollen die Entscheidung nicht mit einer Zahl vorwegnehmen, die für Ihre Verwaltung vielleicht gar nicht passt.
Warum keine Skonto- oder Doppelzahlungs-Ersparnis?
Beides ist real: schnellere Freigabezyklen sichern Skonti, die Dublettenprüfung verhindert Doppelzahlungen. Aber das Geld gehört wirtschaftlich den Eigentümergemeinschaften — Sie erfüllen bei beiden Punkten Ihre Sorgfaltspflicht nach § 27 WEG. Wir listen die Effekte oben qualitativ auf, weil sie zur Entscheidung dazugehören, aber wir schreiben sie Ihnen nicht als „Ersparnis" gut.
Preistabelle
Preise nach Größe Ihrer Verwaltung.
Alle Preise netto zzgl. USt. Die Einrichtungspauschale enthält Setup, Workflow-Konfiguration und Schnittstellen zu Ihrem ERP und CRM. Die monatliche Lizenz umfasst DocuWare-Cloud, kostenfreie Updates und Support.
| Verwaltete Einheiten | Mitarbeiter | Einrichtung ab | Monatlich ab |
|---|---|---|---|
| bis 1.500 Einheiten | bis 8 | 6.000 € | 400 € / Mon |
| bis 3.000 Einheiten | bis 15 | 12.000 € | 1.290 € / Mon |
| bis 6.000 Einheiten | bis 25 | 17.000 € | 1.950 € / Mon |
| bis 10.000 Einheiten | bis 40 | 25.000 € | 2.900 € / Mon |
| über 10.000 Einheiten | über 40 | auf Anfrage | |
Datenmigration aus bestehenden Archiven wird nach Personentagen abgerechnet und ist nicht in obigen Preisen enthalten. Impower-Kunden erhalten einen Rabatt auf die Einrichtung, da wir eine schlankere Variante des Rechnungseingangs anbieten.
Häufige Fragen
Rund um Preise und Nutzen.
Warum wird der Zeitgewinn nicht in Euro umgerechnet? +
Weil die tatsächlich gesparten Personalkosten von Ihrer Situation abhängen — bauen Sie das Team ab, füllen Sie die freien Stunden mit Wachstum, oder mit besserer Servicequalität? Wir zeigen die Zeit ehrlich in Stunden und Personentagen und lassen Ihnen die Rechnung, was das für Ihre Verwaltung bedeutet.
Warum tauchen Skonto- oder Doppelzahlungs-Ersparnisse nicht in Euro auf? +
Das Rechnungsvolumen gehört den Eigentümergemeinschaften, nicht der Verwaltung. Wenn wir 2 % Skonto sichern, spart das der WEG — Sie erfüllen dabei Ihre Sorgfaltspflicht nach § 27 WEG. Wir listen diese Vorteile qualitativ auf, weil sie real sind, aber sie sind kein „Verwaltungsgewinn".
Sind alle Kosten enthalten? +
Die angezeigten Werte umfassen Einrichtung (einmalig) und DocuWare-Cloud-Lizenzen (monatlich, netto) inkl. aller Schnittstellen zu Ihrem ERP und CRM. Datenmigration aus bestehenden Archiven wird nach Personentagen abgerechnet und ist separat kalkuliert. Es gibt keine versteckten Wartungs- oder Betriebskosten.
Warum bekommen Impower-Kunden Rabatt? +
Für Impower-Nutzer bieten wir die schlanke Variante an — wir konkurrieren nicht gegen den bereits sehr guten Rechnungseingang von Impower, sondern rufen dort fertig gebuchte Belege ab. Weniger Setup-Aufwand bei uns = geringerer Preis für Sie.
Gibt es Vertragslaufzeiten? +
DocuWare-Lizenzen laufen 12, 24, 36, 48 oder 60 Monate. Längere Laufzeit = Preisbindung an aktuelle Konditionen. Verlängerung automatisch um 12 Monate, Kündigung 3 Monate vor Ablauf.
Kann ich die Berechnung als PDF speichern? +
Aktuell noch nicht direkt in der Seite. Wenn Sie uns die Werte per Kontaktformular übermitteln, erstellen wir ein individuelles, verbindliches Angebot mit Ihren Zahlen.
Verbindliches Angebot mit Ihren Zahlen.
Aus dem Rechner wird im Erstgespräch ein individuelles Angebot — mit Ihrem konkreten ERP, Ihren Belegtypen, Ihrem Migrations-Umfang. Unverbindlich, kostenfrei.