Workflow · Verträge
Fristen stehen im Register, nicht im Kopf.
Verträge sind in vielen Hausverwaltungen der teuerste blinde Fleck. Wer eine Kündigungsfrist versäumt, verlängert einen ungeliebten Vertrag um Jahre. Wir erkennen Verträge beim Import, erfassen das Vertragsende und erinnern rechtzeitig.
Heute
Verträge liegen in Ordnern, Fristen im Kopf.
In vielen Verwaltungen leben Verträge in Papier-Ordnern und einer Excel-Liste, die eine Kollegin pflegt. Wenn sie krank ist oder wechselt, ist die Übersicht weg. Fristen werden nur entdeckt, wenn jemand aktiv nachschaut. Das passiert erfahrungsgemäß zu selten.
Mit Vertragsregister
Der Vertrag meldet sich selbst, bevor die Frist läuft.
Verträge landen wie jede andere Post im digitalen Posteingang, werden dort als Vertrag klassifiziert und mit Vertragsende und Kündigungsfrist indexiert. Ab dann tauchen sie in Listen und Erinnerungen auf. Nichts läuft mehr unbemerkt aus.
Welche Verträge
Für jeden Vertragstyp der Hausverwaltung.
Gewerbemietverträge
Feste Laufzeiten, Verlängerungsoptionen, Indexklauseln. Hier kostet eine versäumte Kündigungsfrist bares Geld, und zwar das der Eigentümer.
Verwalterverträge
Verlängern sich stillschweigend. Wer die Frist versäumt, verlängert ungewollt.
Wartungs- und Dienstleisterverträge
Aufzug, Heizung, Reinigung, Winterdienst: überall Laufzeiten und Kündigungsfristen, verteilt über Dutzende Objekte.
Energieausweise
Zehn Jahre gültig. Wer nicht erinnert wird, entdeckt das Ablaufdatum beim nächsten Verkauf.
Versicherungspolicen
Prämien und Deckungen ändern sich, die Police liegt im Ordner von 2019.
Wohnraummietverträge
Weniger fristenkritisch, aber die Suche nach Klauseln und Nachträgen frisst Zeit.
1 Erkennung
Automatische Klassifikation beim Import
Verträge kommen wie jedes andere Dokument in den Posteingang: per E-Mail, per Scan oder aus dem CRM. Wird ein Dokument einer Vertragskategorie im Aktenplan zugeordnet, erkennt das System es als Vertrag. Bestandsverträge lassen sich stapelweise hochladen und in dieselbe Struktur einordnen.
2 Indexierung
Vertragsende und Fristen erfassen
Beim Indexieren wird das Vertragsende als Indexfeld gepflegt: automatisch aus der KI-Erkennung, aus Stammdaten oder manuell durch den Sachbearbeiter. Zusätzlich hinterlegen wir Kündigungsfrist, Vertragsart, Objektbezug, Vertragspartner und gegebenenfalls Verlängerungsoptionen.
3 Erinnerungen
Rechtzeitig, mehrstufig, an die richtige Rolle
Aus Vertragsende und Kündigungsfrist berechnet das System die Erinnerungszeitpunkte, üblich sind 6, 3 und 1 Monat vor Ablauf. Pro Vertragstyp lassen sich mehrere Empfänger und Zeitpunkte konfigurieren: Der Objektbetreuer bekommt die Vorwarnung, die Geschäftsführung die letzte Erinnerung. Oder Sie definieren Ihr eigenes Schema.
4 Listen
Aktive und auslaufende Verträge auf einen Blick
Dedizierte Kontrolllisten zeigen alle aktiven Verträge, alle in den nächsten 90 Tagen auslaufenden, alle einer Kategorie, alle eines Objekts. Gefiltert nach Vertragsart, Ablaufzeitraum, Objekt oder Vertragspartner.
5 Suche
Volltextsuche über alle Vertragsinhalte
DocuWare indiziert die Volltexte aller archivierten Verträge. Sie suchen nach Klauseln, Namen, Beträgen, über alle Dokumente hinweg. Kein Blättern in Ordnern, kein „ich glaube, das war in dem Vertrag von 2019“.
6 CRM-Anbindung
Verträge sichtbar für Eigentümer und Mieter
Wenn Sie mit facilioo arbeiten, erscheinen relevante Verträge je nach Berechtigung automatisch im Objektarchiv und sind über die Kunden-App abrufbar. Der WEG-Verwaltervertrag wird für alle Eigentümer verfügbar, der Fahrstuhlwartungsvertrag bleibt intern.
7 Revisionssicherheit
Versionen, Nachträge, Historie
Verträge werden versioniert archiviert. Nachträge und Änderungsvereinbarungen bleiben mit der ursprünglichen Version verknüpft, jede Änderung ist protokolliert. GoBD-konform und revisionssicher. Was das rechtlich konkret bedeutet, haben wir im Artikel DocuWare oder SharePoint für die Hausverwaltung aufgeschrieben.
Häufige Fragen
Was Interessenten uns oft fragen.
Woher weiß das System, dass es sich um einen Vertrag handelt?
Wird ein Dokument im Posteingang einer Vertragskategorie im Aktenplan zugeordnet, klassifiziert das System es automatisch als Vertrag. Bestandsverträge lassen sich nachträglich hochladen und werden in dieselbe Struktur überführt.
Wie werden Vertragsenden erfasst?
Beim Indexieren wird das Vertragsende als Indexfeld gepflegt: aus der KI-Erkennung, aus verknüpften Stammdaten oder manuell im Prüfschritt. Fehlt der Leistungszeitraum, erzeugt das System eine Aufgabe „Leistungszeitraum nachtragen“ für den Zuständigen. Aus dem Ende berechnet es die Erinnerungspunkte inklusive Kündigungsfrist.
Wer bekommt die Erinnerungen?
Frei konfigurierbar: der Objektbetreuer, die Buchhaltung, die Geschäftsführung oder eine spezialisierte Rolle. Mehrere Empfänger und mehrere Zeitpunkte (z. B. 6, 3 und 1 Monat vor Ablauf) sind möglich.
Können Eigentümer ihre Verträge selbst einsehen?
Wenn Sie facilioo als CRM einsetzen, ja. Dokumente aus der Vertragskategorie werden auf Wunsch automatisch in das Objektarchiv des CRM übertragen und stehen dort Eigentümern und Mietern gemäß Berechtigungen bereit.
Ersetzt das mein Excel-Vertragstracking?
Ja. Dedizierte Listen zeigen aktive und auslaufende Verträge, gefiltert nach Objekt, Vertragsart und Ablaufzeitraum. Der Unterschied zur Excel-Liste: Die Übersicht entsteht aus den archivierten Verträgen selbst und veraltet nicht, wenn die Kollegin wechselt, die sie gepflegt hat.
Zeigen Sie uns Ihre Vertragsablage.
Wir zeigen im Erstgespräch, wie Ihre bestehenden Verträge migriert werden und wie Ihre Fristenübersicht ab Woche eins aussieht.