Vor drei Jahren war das Gespräch einfach. Eine Verwaltung sagte, wir haben ja Microsoft 365, da legen wir die Dokumente in SharePoint ab, und man konnte in zehn Minuten erklären, warum eine Dateiablage mit Ordnerstruktur kein Dokumentenmanagement ist.
Das Gespräch führt heute niemand mehr so. Es gibt inzwischen fertige Produkte, die auf Microsoft 365 aufsetzen und speziell für Hausverwaltungen gebaut sind. Sie benennen Dokumente automatisch, legen sie nach einem Aktenplan ab, hängen Metadaten dran und binden Impower, casavi, facilioo oder etg24 an. Das ist ordentliche Arbeit, und wer behauptet, das sei nur ein aufgehübschter Ordnerbaum, hat es sich nicht angesehen.
Die Entscheidung ist damit schwieriger geworden, nicht leichter. Deshalb dieser Artikel.
Drei Wege, nicht zwei
| Weg | Was Sie bekommen | Was Sie selbst leisten |
|---|---|---|
| SharePoint selbst gebaut | Ablage, Versionierung, Berechtigungen, Power Automate | Struktur, Workflows, Aufbewahrungslogik, Governance, Nachweise |
| Fertiglösung auf Microsoft 365 | Automatische Benennung und Ablage, Aktenplan, Metadaten, Portalanbindungen, alles in Ihrem eigenen Tenant | Die Compliance-Nachweise, je nach Anbieter ganz oder teilweise |
| Spezialisiertes DMS | Archiv mit geprüfter Unveränderbarkeit, Workflow-Engine, Stapelverarbeitung, Aufbewahrungsregeln, Protokollierung, ERP-Anbindungen | Verfahrensdokumentation, Prozessdisziplin, ein zweites System im Alltag |
Der mittlere Weg ist der, über den in unserer Branche gerade am meisten gesprochen wird. Deshalb bekommt er hier den meisten Raum.
Was die Microsoft-365-Lösungen wirklich gut können
Fangen wir mit den Stärken an, denn es sind echte.
Die Nutzer bleiben, wo sie sind. Kein zweites Login, kein zweites Fenster, keine zweite Suchmaske. Für eine Verwaltung, die Teams und Outlook den ganzen Tag offen hat, ist das ein Argument, das man nicht wegdiskutieren kann. Der häufigste Grund für gescheiterte DMS-Einführungen ist nicht fehlende Funktion, sondern dass die Leute das neue System umgehen.
Die Daten liegen im eigenen Tenant. Wer heute schon Microsoft 365 nutzt, verlagert seine Dokumente nirgendwohin. Datenschutzrechtlich ist das eine Vereinfachung, weil ein Auftragsverarbeiter weniger im Spiel ist.
Die Ablage-Automatik ist stark. Einheitliche Benennung, automatische Einsortierung, Metadaten statt Ordnerpfade: Das löst genau das Problem, das in gewachsenen Ablagen den größten Schaden anrichtet, nämlich dass jeder Mitarbeiter seine eigene Logik erfindet.
Der Preis ist attraktiv. SharePoint ist in vielen Microsoft-365-Plänen enthalten. Die Fertiglösung kostet dann nur ihren eigenen Aufschlag statt einer kompletten zweiten Plattform.
Wenn Ihre Anforderung lautet „Ordnung in die Ablage bringen, Dokumente schneller finden, Portale anbinden”, dann ist dieser Weg gut, günstig und schnell. Ehrlich gesagt: Für eine Verwaltung mit fünf Mitarbeitenden und überschaubarem Belegaufkommen würde ich ihn selbst empfehlen.
Die Frage wird an einer anderen Stelle interessant.
Ablage ist nur die halbe Aufgabe
Bis hierhin ging es darum, wo Dokumente liegen. Der größere Teil der Arbeit in einer Verwaltung besteht aber nicht aus Ablegen, sondern aus Bearbeiten: prüfen, kontieren, freigeben, nachfassen, weiterleiten, zurückstellen. Ein System, das nur ablegt, lässt diesen Teil dort, wo er heute ist, nämlich in Outlook und im Kopf der Sachbearbeitung.
Aus dem Archiv wird die Arbeitsoberfläche
Eine Verwaltung hat bei uns zwei getrennte Eingänge, und die Trennung ist Absicht. Der Posteingang gehört zum Hausverwaltungs-Archiv und sammelt Korrespondenz, Verträge, Angebote, Protokolle. Der Rechnungseingang gehört zum Archiv der Finanzbuchhaltung. Beide haben eine eigene Struktur und eigene Schlagworte, weil an eine Handwerkerrechnung andere Anforderungen gestellt werden als an ein Beiratsprotokoll. Nebeneffekt: Die automatische Indexierung wird deutlich treffsicherer, wenn sie nicht alles gleichzeitig können muss.
Was daraus folgt, merkt man erst nach ein paar Wochen. Die Mitarbeiter arbeiten nicht mehr aus dem Postfach, sondern aus einer Aufgabenliste. Wer morgens hereinkommt, sieht, was ihm zugewiesen ist und was fällig wird. Freigabegrenzen entscheiden, ob die Geschäftsführung eingebunden werden muss. Vertretungsregeln greifen im Urlaub, ohne dass jemand eine Weiterleitung einrichtet. Zurückgestellte Vorgänge kommen über die Wiedervorlage von selbst wieder hoch, statt in einem Unterordner zu versanden.
Intern nennen wir das inzwischen das Betriebssystem der Verwaltung. Das klingt größer, als es gemeint ist. Gemeint ist nur: Die Frage „Woran arbeite ich als Nächstes?” wird nicht mehr im Mailprogramm beantwortet.
Der Härtetest heißt Heizkostenabrechnung
Ein Beispiel, das jede WEG-Verwaltung kennt.
Im Frühjahr kommt vom Abrechnungsdienstleister die Heizkostenabrechnung für ein Objekt. Nicht als 120 einzelne Dateien, sondern als ein Stapeldokument, in dem die Abrechnung jeder Nutzeinheit hintereinander steht. Von Hand ist das ein Vormittag: trennen, zuordnen, benennen, ablegen, verteilen. Mal vierzig Objekte, in denselben sechs Wochen.
Bei uns läuft das so. Die Datei landet in einem überwachten Ordner. DocuWare erkennt selbst, um welche Dokumentart es sich handelt, trennt den Stapel an den richtigen Stellen und liest je Teildokument Objekt, Vertragsverhältnis, Betreff und Belegdatum aus. Kategorie, Unterkategorie und Dokumentenart werden gesetzt. Und je nachdem, wie die Freigabe im Aktenplan hinterlegt ist, wandert das fertige Dokument anschließend ins Eigentümer- oder Mieterportal und ist dort für genau die Person sichtbar, zu der es gehört. Für niemanden sonst.
Dasselbe Verfahren nutzen wir für Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne, Kontoauszüge und DTA-Protokolle.
Was das mit Microsoft-Bordmitteln bedeutet
Fair bleiben: Unmöglich ist das dort nicht. Power Automate baut Abläufe, und die Dokumentenverständnis-Funktionen von Microsoft können Inhalte klassifizieren und Metadaten ziehen. Wer genug Aufwand investiert, kommt weit.
Der Unterschied liegt an drei Stellen.
Das Trennen ist nur die halbe Arbeit. Die andere Hälfte besteht darin, jedes entstandene Teildokument gegen Ihre Stammdaten zu indexieren, und dafür muss das System Ihre Objekte, Einheiten und Verträge kennen. Ein Klassifizierer, der erkennt „das ist eine Heizkostenabrechnung”, hat Ihnen noch nicht gesagt, zu welchem Mietverhältnis Seite 47 gehört.
Diese Funktionen sind zusätzlich zu lizenzieren und zu bauen. In einem spezialisierten DMS sind sie Lieferumfang, und die Konfiguration für Ihre Dokumentarten ist Teil der Einführung.
Und das wiegt am schwersten: Freigabeprozesse mit Schwellenwerten, Vertretungsregeln, Rückkanälen und Wiedervorlagen sind kein Nebenprodukt einer guten Ablage. Sie sind eine eigene Disziplin, und sie sind der Grund, warum ein DMS in der Hausverwaltung kein Archiv ist, sondern eine Prozessplattform.
Wenn Ihre Verwaltung im Wesentlichen ablegt und sucht, ist dieser Abschnitt für Sie ohne Bedeutung. Wenn bei Ihnen jeden Monat mehrere hundert Belege durch Prüfung und Freigabe laufen und im Frühjahr die Abrechnungssaison alles überrollt, ist er der eigentliche Grund für die Entscheidung.
Ab hier geht es um Rechtssicherheit
Eine Hausverwaltung führt keine eigenen Bücher, sondern fremde. Sie verwaltet Geld, das ihr nicht gehört, und Unterlagen, die ihr nicht gehören. Das ändert die Anforderungen an das Ablagesystem, und zwar in vier Richtungen.
1. Steuerrelevante Belege und die GoBD
Eingangsrechnungen sind steuerrelevante Unterlagen. Wie eine solche Rechnung bei uns durchs Haus läuft, steht im Überblick über den Rechnungsweg. Für sie gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD. Was die verlangt, lässt sich auf sechs Punkte herunterbrechen:
| Anforderung | Was das praktisch heißt |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Ein archivierter Beleg lässt sich nicht mehr ändern und nicht löschen, auch nicht durch einen Administrator |
| Vollständigkeit | Jeder Beleg ist erfasst, keiner fehlt, und das ist nachweisbar |
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Zugriff und jede Änderung ist protokolliert und auswertbar |
| Geordnete Ablage mit Index | Ein Beleg ist über Merkmale auffindbar, nicht über Ordnerkenntnis |
| Aufbewahrungslogik | Fristen je Dokumentart, zentral gesteuert und belegbar |
| Verfahrensdokumentation | Eine schriftliche Beschreibung, wie das alles bei Ihnen läuft |
Der erste Punkt ist der harte. SharePoint versioniert Dokumente, aber Versionen lassen sich löschen und Bibliotheken lassen sich umkonfigurieren. Unveränderbarkeit ist dort keine Eigenschaft des Systems, sondern eine Konfiguration, die man aktiv herstellt: über Aufbewahrungsrichtlinien, teils mit zusätzlichen Lizenzen, und mit der Disziplin, sie nicht wieder abzuschalten.
Das ist machbar. Es ist nur kein Zustand, den Sie einfach vorfinden, sondern einer, den Sie herstellen und dann dauerhaft nachweisen müssen.
2. Der Unterschied zwischen „geht” und „ist geprüft”
Hier liegt der eigentliche Unterschied, und er ist unspektakulärer, als Vertriebsleute ihn gerne machen.
DocuWare wurde nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 durch die PSP Peters Schönberger GmbH geprüft. Das Testat gilt für DocuWare Cloud und die On-Premises-Variante. Solche Softwarebescheinigungen gibt es auch von anderen DMS-Herstellern, sie sind kein Alleinstellungsmerkmal.
Was so ein Testat sagt: Ein Wirtschaftsprüfer hat sich das Produkt angesehen und bestätigt, dass es GoBD-konform betrieben werden kann.
Was es nicht sagt: dass Ihr Betrieb GoBD-konform ist.
Der praktische Wert des Testats liegt woanders, nämlich in der Beweislast. Wenn Sie ein geprüftes Produkt einsetzen, müssen Sie im Prüfungsfall belegen, dass Sie es richtig betreiben. Wenn Sie eine selbst konfigurierte Plattform einsetzen, müssen Sie zusätzlich belegen, dass die Konfiguration die Anforderungen überhaupt erfüllt. Das ist mehr Arbeit, und sie fällt an dem Tag an, an dem Sie am wenigsten Zeit dafür haben.
Fragen Sie jeden Anbieter nach der Softwarebescheinigung. Gibt es eine, ist die Frage beantwortet. Gibt es keine, heißt das nicht, dass es nicht geht. Es heißt, dass Sie den Nachweis selbst führen.
3. Der Verwalterwechsel ist der eigentliche Härtetest
Diesen Punkt findet man in keinem DMS-Vergleich, weil er außerhalb der Immobilienverwaltung nicht existiert.
Die Verwaltungsunterlagen einer WEG gehören der WEG, nicht Ihnen. Endet das Verwalterverhältnis, müssen Sie sie herausgeben, vollständig und geordnet. Dazu kommt die Beschlusssammlung nach §24 Abs. 7 WEG, die fortlaufend geführt und ebenfalls übergeben wird.
Stellen Sie sich diese Frage konkret: Können Sie heute, ohne Projekt und ohne Dienstleister, alle Unterlagen einer einzelnen WEG aus Ihrem System herausziehen, sauber getrennt von allen anderen, mit Nachweis der Vollständigkeit?
Das ist keine theoretische Übung. Es ist der Moment, in dem sich entscheidet, ob eine Ablage ein System war oder eine Gewohnheit. Bei einer Ablage, die nach Objekt strukturiert ist und Aufbewahrungsregeln je Dokumentart kennt, ist das ein Export. Bei einer gewachsenen Struktur ist es eine Woche Handarbeit und am Ende die unangenehme Frage, ob wirklich alles dabei war.
Prüfen Sie das vor der Entscheidung, nicht danach. Lassen Sie es sich zeigen, an echten Daten, nicht in einer Demo-Umgebung.
4. Mandantentrennung und Löschfristen
Zwei kleinere Punkte, die aber im selben Zusammenhang stehen.
Mandantentrennung: Eine WEG darf die Unterlagen einer anderen nicht sehen, und ein Beirat darf nur seine eigene sehen. Wenn Sie ein Eigentümerportal anbinden, entscheidet Ihre Ablagestruktur darüber, was dort sichtbar wird. Ein Aktenplan, der zugleich steuert, welche Dokumentart automatisch freigegeben wird und welche nie, ist an dieser Stelle mehr wert als jede Berechtigungsmatrix, die jemand von Hand pflegt.
Löschfristen: Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig gespeichert werden. Steuerrecht verlangt zehn Jahre Aufbewahrung für Belege. Beides gleichzeitig geht nur, wenn Fristen je Dokumentart hinterlegt sind und automatisch greifen. Mieterkorrespondenz nach Auszug hat eine andere Frist als eine Eingangsrechnung, und diese Unterscheidung muss das System kennen, nicht der Mitarbeiter.
Der Kostenvergleich, ehrlich gerechnet
Der Preisunterschied ist real, und er ist kleiner, als beide Seiten behaupten.
Ein spezialisiertes DMS kostet eigenes Geld, planbar, mit Lizenzen und einmaliger Einrichtung. Eine Lösung auf Microsoft 365 nutzt eine Plattform, für die Sie ohnehin zahlen, und kostet nur ihren eigenen Aufschlag.
In die ehrliche Rechnung gehört auf der Microsoft-Seite aber dazu: eventuelle Zusatzlizenzen für Aufbewahrungs- und Compliance-Funktionen, der Aufwand für die Verfahrensdokumentation, und die laufende Governance, damit die Struktur nach zwei Jahren noch dieselbe ist. Auf der DMS-Seite gehört dazu, dass Sie ein zweites System betreiben und Ihre Mitarbeiter es benutzen müssen.
Wer beides sauber durchrechnet, landet oft näher beieinander als erwartet. Die Entscheidung fällt dann nicht über den Preis, sondern über die Frage, wie viel Nachweispflicht Sie selbst tragen wollen.
Für wen was passt
Nehmen Sie eine Lösung auf Microsoft 365, wenn Ihr Hauptproblem die Ablage ist, Ihr Belegvolumen überschaubar bleibt, Sie tief in Microsoft 365 arbeiten und Sie eine IT-Betreuung haben, die Compliance-Einstellungen versteht und dokumentiert.
Nehmen Sie ein spezialisiertes DMS, wenn Sie mehrere hundert Belege im Monat bewegen, Stapeldokumente wie Heizkostenabrechnungen automatisch aufgeteilt und zugeordnet haben wollen, mehrstufige Freigaben mit Schwellenwerten brauchen, eine ERP-Anbindung wollen, die den Buchungssatz mitliefert, und wenn Ihnen der Nachweis im Prüfungsfall wichtiger ist als der Verzicht auf ein zweites Fenster.
Bauen Sie SharePoint selbst, wenn Sie eine eigene IT mit SharePoint-Erfahrung haben und Ihre Anforderungen so speziell sind, dass kein Fertigprodukt sie trifft. Das ist selten und wird häufiger versucht, als es gut geht.
Kurz gefasst
- ✓ Der Vergleich ist nicht mehr DMS gegen Ordnerstruktur. Fertiglösungen auf Microsoft 365 sind ernstzunehmende Produkte.
- ✓ Ihre Stärken sind echt: gewohnte Umgebung, Daten im eigenen Tenant, gute Ablage-Automatik, niedriger Einstiegspreis.
- ✓ Ablage ist die halbe Aufgabe. Ein DMS mit Workflow-Engine wird zur Arbeitsoberfläche: Aufgabenlisten statt Postfach, Schwellenwerte, Vertretung, Wiedervorlage.
- ✓ Stapeldokumente sind der Härtetest. Eine Heizkostenabrechnung wird automatisch getrennt, je Einheit indexiert und im Portal für genau den richtigen Empfänger freigegeben.
- ✓ Der Unterschied liegt bei der Nachweispflicht: geprüfte Unveränderbarkeit, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen je Dokumentart.
- ✓ Ein IDW-PS-880-Testat sagt, dass ein Produkt GoBD-konform betrieben werden kann. Es ersetzt Ihre Verfahrensdokumentation nicht.
- ✓ Der Verwalterwechsel ist der Härtetest: Können Sie die Unterlagen einer WEG vollständig und getrennt herausgeben?
Sieben Fragen an jeden Anbieter, uns eingeschlossen
Nehmen Sie diese Liste mit in jedes Gespräch. Die Antworten sagen mehr als jede Funktionsübersicht.
- Gibt es für Ihr Archiv eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 oder eine vergleichbare Prüfung? Wer hat sie ausgestellt, für welche Version, und darf ich sie sehen?
- Kann ein Administrator einen archivierten Beleg löschen? Wenn ja, unter welchen Bedingungen, und steht das im Protokoll?
- Zeigen Sie mir das vollständige Protokoll eines beliebigen Belegs. Nicht die Versionsliste, das Zugriffsprotokoll.
- Wie hinterlege ich unterschiedliche Aufbewahrungsfristen je Dokumentart, und wie weise ich einem Prüfer nach, dass sie greifen?
- Exportieren Sie mir jetzt alle Unterlagen einer einzelnen WEG, getrennt von allen anderen. Wie lange dauert das, und wie sieht das Ergebnis aus?
- Hier ist eine Heizkostenabrechnung über 120 Seiten. Zeigen Sie mir, was Ihr System daraus macht: getrennt, je Einheit indexiert, im Portal freigegeben. Wie viel davon passiert ohne Handgriff?
- Unterstützen Sie mich bei der Verfahrensdokumentation, oder ist das mein Problem?
Bei den Fragen sechs und sieben sortieren sich die Anbieter erfahrungsgemäß am deutlichsten. Und ja, das ist eine Frage, bei der auch wir liefern müssen.
Wenn Sie diesen Vergleich für Ihr Haus konkret ziehen wollen, machen wir das gerne in einem Gespräch. Auch dann, wenn am Ende herauskommt, dass eine Lösung auf Microsoft 365 besser zu Ihnen passt. Das ist uns schon passiert, und es war jedes Mal die richtige Empfehlung.