§35a Einkommensteuergesetz ist einer der handfestesten Nutzen, die Sie Ihren Eigentümern jedes Jahr verschaffen können — vorausgesetzt, Sie kennzeichnen korrekt. Wer schlampt, verschenkt für seine WEG-Kunden mehrere hundert Euro Steuerersparnis pro Kopf und Jahr.
Worum es geht
§35a Einkommensteuergesetz ermöglicht Eigentümern, bestimmte Arbeitskosten in ihrer Steuererklärung geltend zu machen — konkret 20 Prozent der Aufwendungen in zwei getrennten Töpfen:
Die zwei Höchstbeträge nach §35a EStG, die eine korrekt geführte Jahresabrechnung Ihren Eigentümern ermöglicht:
Materialkosten zählen nicht, nur Arbeitszeit, Fahrtkosten und Maschinenkosten.
Für die Hausverwaltung bedeutet das eine Pflicht: Bei Wohnungseigentümern (WEG) müssen Sie diese Beträge in der Jahresabrechnung so ausweisen, dass die Eigentümer sie 1:1 in ihre Steuererklärung übernehmen können. Fehlen die Angaben, verlieren Ihre Eigentümer bares Geld — und Sie bekommen Rückfragen.
Was zählt zu §35a — und was nicht
Haushaltsnahe Dienstleistungen sind Arbeiten, die typischerweise von Haushaltsmitgliedern erledigt werden könnten:
- Treppenhausreinigung
- Gartenpflege (inkl. Winterdienst und Heckenschnitt)
- Fensterreinigung
- Hausmeister-Tätigkeiten (Reinigen, Bepflanzen, kleine Reparaturen)
- Schädlingsbekämpfung
Handwerkerleistungen sind alle Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsarbeiten:
- Reparaturen an Aufzügen, Heizungsanlagen, Sanitäranlagen
- Wartung von Heizungen und Klimaanlagen
- Malerarbeiten in den Gemeinschaftsräumen
- Elektroinstallation, Schornsteinfeger
Die typischen Fehlerquellen
Aus Projekten kennen wir vier Klassiker, die immer wieder für Ärger sorgen.
1. Materialanteil nicht abgetrennt. Die Handwerkerrechnung enthält Arbeitszeit und Material, Sie kennzeichnen aber den gesamten Betrag. Konsequenz: Das Finanzamt streicht dem Eigentümer den Materialanteil — und der ruft bei Ihnen an.
2. Rechnung wird komplett nicht als §35a erkannt. Der Sachbearbeiter hat schlicht das Häkchen vergessen. In einer WEG mit 30 Rechnungen im Jahr passiert das mindestens zweimal.
3. Barzahlung. §35a verlangt eine Zahlung per Überweisung — Bareinzahlungen und -zahlungen sind nicht begünstigt. Für Hausverwaltungen selten ein Thema, aber bei sehr kleinen Beträgen sehen wir das immer wieder.
4. Vermischung von Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bei gemischt genutzten Objekten muss der auf Wohneinheiten entfallende Anteil sauber abgegrenzt werden.
Wie Sie die Kennzeichnung sauber hinkriegen
Wer §35a zum Jahresende retrogradiert erfassen muss, findet nicht mehr alle Rechnungen — und stellt Fehler nicht mehr fest. In unserem DocuWare-Rechnungseingang ist §35a ein Feld der Prüfaufgabe. Der Sachbearbeiter kann bei jeder Kontierungszeile das Kennzeichen setzen, das System weist ihn bei Handwerker-Kreditoren aktiv darauf hin. So passieren die typischen Vergessens-Fehler deutlich seltener.
Der Impact für Ihre Eigentümer
Eine Beispielrechnung: In einer 20-Parteien-WEG fallen im Jahr rund 15.000 € an haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen an. Bei sauberer Kennzeichnung sind das für die Eigentümer in Summe rund 3.000 € Steuererstattung — bei nachlässiger Kennzeichnung Null.
Kurz zusammengefasst
- ✓ §35a EStG gibt Eigentümern bis zu 5.200 € Steuerersparnis pro Jahr — wenn Sie sauber kennzeichnen.
- ✓ Kennzeichnen Sie beim Kontieren, nicht am Jahresende.
- ✓ Trennen Sie Material und Arbeitszeit über Split-Buchungen.
- ✓ Nutzen Sie ein System, das das §35a-Kennzeichen bis in den Beleg trägt und über das ERP hinweg konsistent hält.