Workflow · Rechnungseingang
Vom Rechnungseingang bis ins ERP — ohne Doppelerfassung.
Der Rechnungseingang ist einer der zeitaufwändigsten Prozesse in der Hausverwaltung. Wir bilden ihn vollständig digital ab — vom Eingang der Rechnung bis zur Übergabe an Ihr ERP-System, inklusive sachlicher Prüfung, 4-Augen-Prinzip, Schwellenwertfreigaben und lückenloser Dokumentation.
Das Problem
Lange Durchlaufzeiten, fehlende Transparenz.
Rechnungen werden manuell erfasst, teils doppelt in verschiedenen Systemen. Kreditoren sind inkonsistent angelegt, Freigaben werden per E-Mail oder Zettel organisiert. Das Ergebnis: verpasste Skonti, Doppelzahlungen, viel Handarbeit — besonders bei Kontierung und Übergabe an die Buchhaltung.
Unsere Lösung
Ein Prozess. Klare Rollen. Saubere Daten.
KI-basierte Datenerfassung, ERP-basierte Kreditor- und Kontenverwaltung, sachliche Prüfung mit automatischer Validierung, Freigabe im 4-Augen-Prinzip und automatische Übergabe an Ihr ERP. Bewährte Mechanismen der Hausverwaltung — digital abgebildet.
Import & Datenerfassung
KI erfasst — Stammdaten sichern die Qualität
Rechnungen kommen per E-Mail, Scan oder aus angeschlossenen Softwaresystemen. Beim Speichern extrahieren wir automatisch:
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum
- Netto-, Brutto- und MwSt.-Beträge
- Kreditor und IBAN
- Zugeordnetes Objekt, Einheit und Buchungskonto
Der Kreditor wird nicht aus Freitext gelesen, sondern über IBAN-Abgleich mit Ihrer Kreditorendatenbank aus dem ERP zugeordnet. So ist die Datenqualität von Anfang an ERP-tauglich.
Aufgabenverteilung
Jede Rechnung landet automatisch beim Richtigen
Auf Basis des zugeordneten Objekts wird die Rechnung automatisch dem zuständigen Sachbearbeiter oder Objektbetreuer zugewiesen. Manuelle Verteilung entfällt. Wird eine Rechnung mehreren Bearbeitern zugewiesen, gilt „first come, first served" — sobald eine Person die Aufgabe abschließt, wird sie bei den anderen automatisch beendet.
Dublettenprüfung
Keine doppelten Zahlungen
Bevor die sachliche Prüfung beginnt, gleichen wir Rechnungsnummer und Vorgangsnummer gegen bereits archivierte Rechnungen ab. Potenzielle Dubletten werden markiert und können bestätigt oder verworfen werden. In Kombination mit der ERP-Prüfung sind Doppelzahlungen praktisch ausgeschlossen.
Aktenzeichenablage
Sonderfälle laufen auf ihrem eigenen Gleis
Wo Sie ein Aktenzeichen führen — etwa für Instandsetzungsprojekte, Rechtsstreite oder Sanierungen — erkennt das System die Zugehörigkeit anhand der Aktenzeichen-Referenz und legt die Rechnung direkt beim laufenden Aktenzeichen ab. Die reguläre Kontierung wird übersprungen, weil das Aktenzeichen die Buchung selbst führt.
Für Sie heißt das: Ein und derselbe Workflow, aber der richtige Ablageweg — automatisch.
Sachliche Prüfung
Kontierung mit ERP-Sachkonten, automatisch validiert
Die verfügbaren Sachkonten importieren wir direkt aus Ihrem ERP-System — keine manuelle Pflege, keine Abweichungen. Unser System validiert die Eingaben automatisch: Passen Netto- und Bruttobetrag zum Steuerschlüssel? Stimmen die Teilbeträge? Fehler werden früh erkannt.
Zusätzlich unterstützen wir:
- Splitbuchungen — Aufteilung auf mehrere Buchungskonten
- §35a Haushaltsnahe Dienstleistungen — Kennzeichnung für die Steuerbescheinigung der Eigentümer
- Umsatzsteuerpflichtige Objekte — korrekte Behandlung der Vorsteuer
Wiedervorlagen, Zurückstellungen und Kollegen-Rückfragen sind fester Bestandteil der Prüfaufgabe.
Smart Stamps
Bearbeitungshistorie direkt auf dem Beleg
Jeder Bearbeitungsschritt wird automatisch als Stempel auf dem Dokument dokumentiert — inklusive Zeitstempel, Bearbeiter und den wichtigsten Buchungsdaten. Diese Stempel bleiben auch nach der Übergabe an andere Systeme sichtbar. So ist die Historie jederzeit direkt auf dem Beleg nachvollziehbar — auch außerhalb von DocuWare.
4-Augen-Prinzip
Prüfung durch die Buchhaltung
Nach der sachlichen Prüfung geht die Rechnung an die Buchhaltung zur rechnerischen Kontrolle und finalen Freigabe. Jede Rechnung wird also mindestens zweimal geprüft, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird — sauber dokumentiert, revisionssicher.
Schwellenwerte
Drei Ebenen — und ein hartes Management-Signal
Die Freigabelogik hat drei orthogonale Ebenen, die sich beliebig kombinieren lassen:
- Sachkonto-Schwellenwert — pro Buchungskategorie (z. B. Handwerker, Versicherung, Wartung). Ab welchem Betrag greift eine erweiterte Prüfung?
- Erweiterter Schwellenwert — die höhere Eskalationsstufe pro Kategorie. Hier zieht ein zweiter Prüfer nach.
- Mitarbeiter-Schwellenwert — individueller Höchstbetrag pro Sachbearbeiter. Wer bis 2.000 € freigeben darf, dessen Rechnungen laufen ab da automatisch in die nächste Ebene.
Zusätzlich gilt eine harte Grenze: Jede Rechnung über 20.000 € löst — parallel zum regulären Prüfweg — eine automatische Benachrichtigung an die Geschäftsführung aus. So sehen Sie große Positionen sofort, ohne die Standardfreigabe zu blockieren.
Weiterleitung
Rechnungen an Eigentümer — inklusive
Wo Rechnungsempfänger auf dem Objekt hinterlegt sind — typisch bei Sondereigentumsverwaltung oder Gewerbevermietung, wo Sie die Rechnung an den wirtschaftlichen Eigentümer weiterreichen — verschickt das System die geprüfte Rechnung nach der finalen Freigabe automatisch als PDF an alle konfigurierten Empfänger.
Kein separates Postfach, keine Weiterleitung von Hand. Der Sachbearbeiter sieht in der Vorgangshistorie, an welche Empfänger die Rechnung gegangen ist, und wann.
Übergabe
Direkt in Ihr ERP — im Format, das Ihr ERP erwartet
Nach der finalen Freigabe übergeben wir Buchungsdaten und Belege automatisch an Ihr ERP-System — über offizielle Schnittstellen (CSV, XML oder API, je nach System). Unterstützte ERP-Systeme:
- Aareon Karthago
- Aareon PowerHaus
- GFAD haussoft
- WinCasa by Software24
- Impower
Geprüfte und gebuchte Rechnungen werden zusätzlich im Objektarchiv Ihres CRM hinterlegt. Eigentümer sehen über die Kunden-App (z. B. in facilioo) ihre Belege nach Sachkonto sortiert — die Grundlage für eine einfache, digitale Belegprüfung.
Referenznummern
Wiederkehrende Rechnungen — vollautomatisch
Lastschriften, Versicherungsbeiträge oder Wartungsverträge lassen sich nach einmaligem Training vollautomatisch verarbeiten. Anhand der Referenznummer (z. B. Versicherungsnummer, Vertragsnummer) erkennt das System die Rechnung und legt sie ab — ohne dass ein Sachbearbeiter tätig werden muss.
Impower-Variante
Schlank für Impower-Kunden
Nutzen Sie bereits Impower für Kontierung und Buchung? Dann wollen wir uns nicht in Ihre Prozesse drängen. Stattdessen rufen wir die fertig gebuchten Belege automatisch aus Impower ab, archivieren sie revisionssicher in DocuWare und leiten sie über die facilioo-Schnittstelle in das Objektarchiv weiter. Kein Zusatzaufwand — aber vollständige Archivierung und Belegprüfung in der Kunden-App.
Monitoring
Zentrale Übersicht über den Rechnungseingang
Über eine zentrale Übersicht sehen Sie jederzeit:
- Welcher Sachbearbeiter bearbeitet welche Rechnung?
- In welchem Prozessschritt befindet sich eine Rechnung?
- Welche Rechnungen sind überfällig oder blockiert?
So haben Sie die volle Kontrolle — ohne Excel-Listen und Zwischenmails.
Häufige Fragen
Was Interessenten uns oft fragen.
Wie wird der Kreditor erkannt? +
Über den automatischen Abgleich der IBAN mit Ihrer Kreditorendatenbank. Die Kreditorendaten kommen aus Ihrem ERP, nicht aus Freitext. Das ist der wesentliche Qualitätsvorteil: Die Datenqualität ist von Anfang an so hoch, dass eine fehlerfreie Übergabe an das ERP-System gewährleistet ist.
Unterstützen Sie Splitbuchungen und §35a? +
Ja. Kosten lassen sich auf mehrere Buchungskonten aufteilen. §35a-relevante Beträge (haushaltsnahe Dienstleistungen) werden gekennzeichnet und stehen für die Steuerbescheinigung der Eigentümer bereit. Auch umsatzsteuerpflichtige Objekte behandeln wir korrekt inkl. Vorsteuer.
Was ist das 4-Augen-Prinzip konkret? +
Nach der sachlichen Prüfung durch den Sachbearbeiter wird die Rechnung zur rechnerischen Prüfung und finalen Freigabe an die Buchhaltung weitergeleitet. Jede Rechnung wird also von mindestens zwei Personen geprüft, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird.
Was passiert bei großen Beträgen? +
Die Freigabelogik arbeitet auf drei Ebenen: pro Sachkonto-Kategorie, pro erweiterter Kategorie-Stufe und pro Sachbearbeiter-Höchstbetrag. Zusätzlich löst jede Rechnung über 20.000 € automatisch eine parallele Benachrichtigung an die Geschäftsführung aus — der Standardprozess läuft weiter, das Management ist sofort informiert.
Können wir Rechnungen an Eigentümer weiterleiten? +
Ja. Wo Rechnungsempfänger auf dem Objekt hinterlegt sind — typischerweise bei Sondereigentumsverwaltung oder Gewerbevermietung — verschickt das System die geprüfte Rechnung nach der finalen Freigabe automatisch als PDF an alle Empfänger. Kein manueller Schritt, kein zusätzliches Postfach.
Wie behandelt das System Rechnungen zu einem Aktenzeichen? +
Rechnungen, die zu einem laufenden Aktenzeichen gehören (z. B. Sanierungsprojekt oder Rechtsstreit), werden anhand der Aktenzeichen-Referenz erkannt und direkt beim Aktenzeichen abgelegt. Die reguläre Kontierung wird übersprungen — das Aktenzeichen führt die Buchung selbst.
Wir arbeiten mit Impower — brauchen wir das trotzdem? +
Für Impower-Kunden bieten wir eine schlanke Variante: Wir rufen fertig kontierte und gebuchte Belege automatisch aus Impower ab und archivieren sie revisionssicher in DocuWare. Über die facilioo-Schnittstelle landen sie im Objektarchiv. Kein Zusatzaufwand für Ihr Team — aber vollständige Archivierung und Belegprüfung in der Kunden-App.
Werden Mahnungen mitverbucht? +
Nein. Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden in einem separaten Prozess strukturiert dokumentiert und archiviert. Der reguläre Rechnungsworkflow bleibt sauber, die Transparenz bleibt gewahrt.
Zeigen Sie uns Ihren Rechnungsstapel.
Wir modellieren Ihren realen Prozess — mit echten Belegtypen, Ihrem ERP und Ihren Freigabewegen — und zeigen Ihnen, wie er nach der Einführung aussieht.