Digitale Post für die Hausverwaltung — strukturiert vom ersten Tag.

Dokumente gelangen auf verschiedenen Wegen in das System — Sie wählen, was zu Ihrem Team passt:

• E-Mail: Wir überwachen dedizierte Posteingänge (z. B. post@ihrefirma.de). Eingehende Mails und Anhänge werden automatisch importiert und indexiert.
• Outlook-Plugin: Mitarbeitende archivieren E-Mails und Anhänge selektiv aus Microsoft Outlook heraus.
• Scan mit QR-Code-Trennung: Physische Post wird stapelweise gescannt. Über QR- oder Barcode-Stempel erkennt das System automatisch, wo ein neues Dokument beginnt.
• ERP- und CRM-Anbindung: Dokumente aus Ihrem CRM (z. B. facilioo) oder ERP (Aareon Karthago, PowerHaus, GFAD haussoft, Impower) werden automatisch abgeholt und archiviert.

Beim Import werden relevante Daten automatisch erkannt und dem Dokument zugeordnet — Objekt, Einheit, Eigentümer, Mieter, Kreditor. Entscheidend: Wir setzen nicht auf Freitexteingaben, sondern auf importierte Stammdaten aus Ihrem ERP und CRM. So garantieren wir konsistente Datenqualität und vermeiden Dubletten von Anfang an.

Jedes Dokument wird anhand eines konfigurierbaren Aktenplans eingeordnet: Kategorie, Unterkategorie, Dokumenttyp. So entsteht eine einheitliche, nachvollziehbare Ablagestruktur, die für alle Mitarbeitenden identisch ist. Für jede Position im Aktenplan lassen sich individuelle Zuständigkeiten und automatische Weiterleitungsregeln an das CRM konfigurieren.

Auf Basis des Aktenplans wird das Dokument automatisch dem zuständigen Sachbearbeiter zugewiesen — abhängig von Objekt und Dokumenttyp. Wir unterstützen sowohl rollenbasierte Zuweisungen („Sachbearbeiter des Objekts") als auch direkte Zuweisungen („Spezialistin für Versicherungsfälle"). SEPA-Lastschriftmandate landen direkt bei der Buchhaltung, unabhängig vom Objektbetreuer.

Assistenz-Ebene inklusive: Jede Rolle — Objektbetreuung wie Buchhaltung — kennt ihre Assistenz. Ist die Primärperson nicht verfügbar oder verweist der Aktenplan explizit auf die Assistenz, übernimmt sie automatisch. Kein Urlaubsvertretungs-Chaos.

Für Dokumenttypen, die Sie im Aktenplan als „automatisch freizugeben" markieren, überspringt das System den Prüfschritt komplett — der Beleg landet direkt im Objektarchiv und in der facilioo-Kunden-App. Ihr Team sieht nur die Ausnahmen, nicht die Routine.

Typische Kandidaten: quartalsweise Betriebskostenabrechnungen, wiederkehrende Standardschreiben, digital signierte Bestätigungen. Sie definieren pro Kategorie, ob und ab wann Auto-Freigabe greift.

Zugewiesene Mitarbeitende erhalten eine strukturierte Prüfaufgabe. Sie können Indexdaten anpassen, das Dokument einsehen und es bei Bedarf direkt mit einem Vorgang im CRM verknüpfen. Ist die Prüfung abgeschlossen, wird das Dokument revisionssicher archiviert — jederzeit über Volltextsuche oder Indexfelder auffindbar.

Wiedervorlage inklusive: Wer heute noch nicht entscheiden kann — etwa weil eine Rückmeldung des Eigentümers fehlt — legt das Dokument auf ein Datum. Es taucht am Wiedervorlagetag automatisch wieder im Posteingang auf.

Trägt das Dokument eine Vorgangsnummer — z. B. aus einem laufenden Instandhaltungsprojekt in facilioo — verknüpft das System es automatisch mit dem Vorgang. Die Erkennung läuft dreistufig: zuerst die interne Referenz, dann die lange Vorgangsnummer, zuletzt die kurze Vorgangsnummer. Ist Letztere über mehrere Objekte mehrdeutig, entscheidet der Sachbearbeiter.

Effekt: Der Vorgang in facilioo hat ab dem Moment eine vollständige Belegakte. Eigentümer und Mieter sehen den Zusammenhang direkt in der Kunden-App.

Wird ein Dokument als „Mieterwechsel" klassifiziert, feuert das System einen Sub-Workflow: E-Mail an den zuständigen Makler, E-Mail an die interne Fachabteilung, beide werden als Bearbeiter auf dem Dokument eingetragen. Sie sehen sofort, wer als Nächstes am Zug ist — ohne dass ein Kollege eine Weiterleitungs-Mail schreibt.

Das ist der eigentliche Unterschied zu einer statischen Ordnerstruktur: Der Aktenplan trägt Regeln, nicht nur Kategorien.

Dokumente werden auf Wunsch automatisch mit dem Objektarchiv Ihres CRM synchronisiert. Für facilioo-Kunden bedeutet das: Eigentümer und Mieter erhalten über die Kunden-App Zugriff auf ihre relevanten Dokumente — ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team. Das Objektarchiv füllt sich im Hintergrund, während Ihre Mitarbeitenden ganz normal mit dem Posteingang arbeiten.

Wird ein Dokument einer Vertragskategorie zugeordnet, erkennt das System es automatisch als Vertrag. Beim Indexieren wird das Vertragsende erfasst, und das System erzeugt rechtzeitig Erinnerungen — für Gewerbemietverträge, Verwalterverträge oder Energieausweise. Dedizierte Listen zeigen aktive und auslaufende Verträge auf einen Blick.

Über konfigurierbare Kontrolllisten behalten Sie den Überblick: Welche Dokumente sind noch unbearbeitet? Welche sind überfällig? So stellen Sie sicher, dass jede Post — auch die unangenehme — bearbeitet wird.